Goedkoopste VoIP telefonieoplossing voor jouw bedrijf: wat is slim?

Geschreven door:
Willem Graste

Telefonie blijft een belangrijk communicatiemiddel. Maar net als met veel zaken, wil je niet te veel betalen en een goede deal pakken. Ga jij op zoek naar de goedkoopste VoIP telefonieoplossing? Let dan wel op wat je daadwerkelijk krijgt. Je wilt niet een contract afsluiten en dan gaandeweg je VoIP oplossing moeten upgraden om aan je wensen te voldoen, met extra kosten tot gevolg.

Hoe vind je voor jouw organisatie de goedkoopste VoIP oplossing?

Zoek niet naar de goedkoopste VoIP oplossing, maar naar de meest goedkope VoIP oplossing die voldoet aan de wensen van jouw organisatie. Telefonie lijkt een hele simpele dienst. Hier een telefoon, daar een telefoon en bellen maar. Bij hele kleine organisaties zal dit vast naar wens werken, maar bij alle andere organisaties dien je wel wat verder te kijken.

De technische mogelijkheden die VoIP, het bellen via internet, met zich meebrengt biedt veel meer mogelijkheden dan voorheen. Je hebt geen telefooncentrale meer op locatie, maar een telefooncentrale in de cloud. In dit artikel vertellen wij je waar je rekening dient te houden en wat de mogelijkheden zijn, zodat jij vanuit daar de goedkoopste VoIP telefonieoplossing kan vinden voor jouw organisatie.

Kosten VoIP telefonie

Ben je nog niet bekend met VoIP en de voordelen ervan? Lees dan eerst even ons blog ‘Wat is VoIP’. Dan gaan we het nu over de kosten van VoIP telefonie hebben. Hoe goedkoper de telefonie oplossing is, hoe minder uitgebreid deze zal zijn. Om de prijs-kwaliteit verhouding zo gunstig mogelijk te maken, moet je eerst de kwaliteit die je van de telefonieoplossing wenst in kaart brengen. Hiermee bedoelen we: welke functionaliteiten heb je nodig en hoe wil je bereikbaar zijn? Maak een checklist met voor jouw organisatie belangrijke punten en ga dan ‘shoppen’ voor de goedkoopste VoIP telefonieoplossing.

Belangrijke punten in de zoektocht naar de goedkoopste VoIP oplossing

We sommen hier een aantal belangrijke punten voor je op die je op je checklist kan zetten, zodat je opzoek kan gaan naar de goedkoopste VoIP oplossing.

• Verbinding en beschikbare lijnen – Hoeveel lijnen heb je nodig? Dit houdt in hoeveel gesprekken dienen er op hetzelfde moment plaats te kunnen vinden? Wanneer dit er weinig zijn, dan zou je kunnen bellen via je bestaande internetverbinding. Wanneer je veel beschikbare lijnen nodig hebt en gegarandeerd een hoge spraakkwaliteit wilt hebben, kan je het beste een aparte VoIP verbinding voor telefonie nemen. Bekijk daarom welke verbindingen zoals ADSL/VDSL, ethernet over koper of glasvezel op jouw locatie mogelijk zijn.
• Wat heeft iemand nodig voor zijn functie – Niet elke medewerker heeft dezelfde functionaliteiten nodig. Met cloud telefonie kan je elke medewerker bieden wat zij nodig hebben voor hun werkzaamheden. Een receptioniste wil inzichtelijk hebben of iemand beschikbaar is om door te verbinden. Een accountmanager wil de beschikking hebben over een vast mobiel integratie omdat hij veel buiten de deur is. Door in kaart te brengen wat voor profielen je nodig hebt, betaal je enkel voor wat iemand nodig heeft en echt gebruikt. Hierdoor betaal je op dit gebied nooit te veel.
• Gebruik van vaste toestellen – Heb je vaste VoIP telefoons nodig? Hardware, zoals deze vaste toestellen, is een kostenpost die je aanzienlijk kan laten dalen. Dit kan je doen door gebruik te maken van softphones. Dit is een softwarematige telefoon die je kan installeren op je laptop en mobiele telefoon. Het zit standaard inbegrepen bij je gebruikerslicentie. Wanneer je gaat bellen via je laptop, is het wel raadzaam om een headset te gebruiken.
• Flexibel en thuiswerken – In de tijden van alle lockdowns door corona zijn veel bedrijven flexibeler gaan werken en is er meer ruimte voor thuiswerken. Om beter met elkaar samen te werken, zijn veel bedrijven gaan werken met programma’s zoals Microsoft Teams. Het is mogelijk om je telefoniesysteem te koppelen aan Teams zodat je kan bellen via MS Teams buiten de organisatie. Er zijn verschillende koppelingen mogelijk, bij de ene beschik je over minder functionaliteiten en betaal je minder. Bij de andere betaal je iets meer, maar kan je veel meer met de oplossing. Laat je daarom goed adviseren wat er mogelijk is.
• Koppelingen met andere systemen – Je telefonieomgeving kan je koppelen aan andere systemen zoals je CRM-pakket. Of in het geval van de eerstelijnszorg is een HIS-koppeling mogelijk of met Aurora TeleQ. Wanneer een herkend telefoonnummer uit het systeem belt, zie op je scherm gelijk wie er belt en kan je direct de klantkaart openen.

Wat zijn de kosten voor VoIP telefonie bij LanTel?

De exacte kosten voor VoIP telefonie zijn, zoals je na het lezen van dit blog kan begrijpen, moeilijk te duiden. Het is afhankelijk van verschillende factoren. LanTel biedt in ieder geval verschillende VoIP telefoonsystemen zoals LanTel Wave, LanTel Blue en LanTel Move. Deze oplossingen hebben elk hun onderscheidende vermogen en mogelijkheden. De ene heeft weer specifiekere functionaliteiten dan de andere, waardoor er altijd een oplossing bij zit die bij jouw wensen, budget en situatie past.

De goedkoopste VoIP oplossing ga je in onze optiek vinden door in grote lijnen op papier te zetten wat je wensen zijn van de telefonieoplossing. Deze wensenlijst schotel je voor bij enkele leveranciers, zodat zij in grote lijnen hetzelfde aanbieden. Je kan dan de aanbiedingen goed vergelijken op wat jouw organisatie nodig heeft en op prijs.

De goedkoopste VoIP oplossing op de lange termijn

Je hebt daarnaast nog de keuze of je telefonie afneemt als een dienst. Hierbij betaal je een maanbedrag per gebruiker en zijn er lage eenmalige opstartkosten. Je kan makkelijk op en afschalen en updates van het systeem zijn gratis. Een andere optie, die we vaak bij telefonie voor scholen zien, is een koopconstructie waarbij de eenmalige kosten aan het begin hoog zijn. Je schaft de centrale en gebruikerslicenties voor een vast bedrag bij het begin aan. In vergelijking met het prijs per maand model is deze vorm na ca. 10 jaar goedkoper.

Welke oplossing past het beste bij jouw organisatie?

Wij adviseren je uiteraard graag bij het maken van de juiste keuze voor een nieuw telefoniesysteem. Wil je een vrijblijvende offerte ontvangen of graag in gesprek met een van onze experts? Vul dan het onderstaande formulier in of neem contact op met ons via 078-630 55 55 of sales@lantel.nl.

Neem contact met mij op

FAQ

Wat is een VoIP telefonieoplossing?

Waar moet je op letten bij het zoeken naar de goedkoopste VoIP oplossing?

Wat zijn de kosten van VoIP telefonie?