Bellen via Microsoft Teams: zo werkt Teams Telefonie

Geschreven door: Justin Schilperoord
Publicatiedatum: 19-08-2022
Laatste update: 11-09-2026

Wat is bellen via Microsoft Teams?

Bellen via Microsoft Teams betekent dat je Microsoft Teams niet alleen gebruikt voor gesprekken met andere Teams-gebruikers, maar ook voor zakelijke telefonie via het openbare telefonienetwerk. Je kunt daardoor bijvoorbeeld met je vaste bedrijfsnummer een klant op zijn mobiele nummer bellen en zelf op datzelfde zakelijke nummer bereikbaar zijn binnen Teams.

Microsoft noemt de telefoniefunctionaliteit hiervoor Teams Phone. Teams Phone voegt de functies van een zakelijke telefooncentrale toe aan Microsoft Teams. Denk aan externe gesprekken, telefoonnummers, doorschakelen, voicemail, wachtrijen en keuzemenu’s. Om daadwerkelijk naar gewone vaste en mobiele telefoonnummers te kunnen bellen, moet Teams Phone vervolgens verbonden worden met het openbare telefonienetwerk.

Daar zit een belangrijk verschil met een normaal Teams-gesprek. Een gesprek met een collega binnen Microsoft Teams verloopt rechtstreeks binnen Teams. Bel je een klant op een regulier telefoonnummer, dan heb je daarnaast een verbinding met het telefonienetwerk nodig.

Meer weten over onze oplossing? Bekijk dan LanTel Teams Telefonie.

Hoe werkt bellen via Microsoft Teams?

Bij Teams Telefonie komt je zakelijke telefonie samen met de communicatieomgeving die veel medewerkers toch al dagelijks gebruiken. Microsoft Teams wordt als het ware je telefoontoestel. Een gebruiker kan vanuit de Teams-app een telefoonnummer invoeren, een contact selecteren of vanuit de gesprekshistorie iemand terugbellen.

Achter Teams zit vervolgens de telefonie-infrastructuur die ervoor zorgt dat het gesprek daadwerkelijk bij het vaste of mobiele nummer van de andere partij terechtkomt. Voor inkomende gesprekken werkt dat andersom. Iemand belt je zakelijke nummer, waarna het gesprek via de gekozen telefonieoplossing in Microsoft Teams bij de juiste gebruiker, receptie of belgroep uitkomt.

Je bent daarbij niet gebonden aan een laptop. Teams Telefonie kan worden gebruikt via de desktopapp, de mobiele Teams-app en geschikte Teams-bureautoestellen. Welke apparaten logisch zijn, hangt vooral af van hoe medewerkers binnen je organisatie werken.

Welke mogelijkheden zijn er om extern te bellen via Teams?

Voor organisaties die hun vaste zakelijke telefonie in Microsoft Teams willen onderbrengen, kijken we in de praktijk vooral naar drie mogelijkheden: Microsoft Calling Plans, Operator Connect en Direct Routing. Microsoft onderscheidt daarnaast Teams Phone Mobile als aparte, mobiele PSTN-oplossing.

De drie belangrijkste routes voor vaste Teams Telefonie zijn:

• Microsoft Calling Plans: Microsoft verzorgt zowel Teams Phone als de verbinding met het openbare telefonienetwerk en levert de telefoonnummers en het belplan.
• Operator Connect: de verbinding met het telefonienetwerk loopt via een deelnemende telecomoperator, terwijl de telefonie nauw met Microsoft Teams is geïntegreerd.
• Direct Routing: Teams Phone wordt via een Session Border Controller, oftewel SBC, gekoppeld aan een telecomprovider, bestaande telefonieomgeving of andere telefonie-infrastructuur.

Technisch bereiken deze oplossingen uiteindelijk hetzelfde doel: met Microsoft Teams bellen en gebeld worden via reguliere telefoonnummers. De verschillen zitten vooral in beheer, infrastructuur, flexibiliteit, beschikbare providers, integratiemogelijkheden en kosten.

Wil je juist uitgebreid weten welke van deze drie oplossingen bij jouw situatie past? In het artikel De Teams telefooncentrale: welke keuze past bij jouw organisatie? gaan we daar verder op in.

Microsoft Calling Plans

Bij Calling Plans neem je de PSTN-connectiviteit (Public Switched Telephone Network) rechtstreeks bij Microsoft af. Microsoft levert dan de telefoniedienst waarmee Teams-gebruikers vaste en mobiele nummers kunnen bellen en gebeld kunnen worden. Dat maakt Calling Plans een relatief directe manier om Teams Phone in te richten.

Of dit voor jouw organisatie ook de beste keuze is, hangt onder andere af van de landen waarin je actief bent, het gewenste nummerplan, je belgedrag en de functionaliteiten die je nodig hebt. Ik zou Calling Plans daarom niet automatisch als de eenvoudigste of duurste oplossing bestempelen. Je moet vooral vergelijken wat je daadwerkelijk nodig hebt.

Operator Connect

Met Operator Connect maak je gebruik van een telecomoperator die onderdeel is van het Operator Connect-programma van Microsoft. De operator verzorgt de verbinding met het openbare telefonienetwerk, terwijl gebruikers en telefoonnummers nauw vanuit de Teams-omgeving kunnen worden beheerd. Wil je meer weten over de werking en mogelijkheden, lees dan verder over Operator Connect voor Teams Telefonie.

Voor veel organisaties is dit interessant omdat de telefonie sterk in Microsoft Teams wordt geïntegreerd zonder dat je zelf een Session Border Controller (SBC) hoeft te beheren. LanTel gebruikt Operator Connect onder andere voor organisaties die hun zakelijke telefonie centraal binnen Teams willen onderbrengen en tegelijkertijd behoefte hebben aan ondersteuning, nummerbeheer en aanvullende telefoniefunctionaliteit.

Direct Routing

Direct Routing koppelt Teams Phone via een gecertificeerde Session Border Controller aan een telecomprovider of telefonieomgeving. Daardoor heb je meer vrijheid om bestaande infrastructuur, andere telefonieplatformen of specifieke routeringen met Teams te combineren.

Die flexibiliteit maakt Direct Routing vooral interessant wanneer een organisatie complexere telefoniewensen heeft of wanneer Teams onderdeel moet worden van een bestaande telefoniearchitectuur. Daar staat tegenover dat de technische inrichting uitgebreider kan zijn dan bij Operator Connect.

Voor mij is dat precies waarom je niet alleen naar Microsoft Teams moet kijken. De vraag is vooral wat er achter Teams nodig is om je bestaande bereikbaarheid en werkprocessen goed te ondersteunen.

En wat is Teams Phone Mobile?

Microsoft Teams Phone Mobile is een vierde manier waarop Microsoft Teams met het openbare telefonienetwerk kan worden verbonden. Hierbij werkt Microsoft samen met deelnemende mobiele operators en kan een geschikt mobiel nummer worden geïntegreerd met Teams Phone. Een medewerker kan daardoor zakelijke gesprekken gebruiken via zowel Microsoft Teams als de native belfunctie van de smartphone.

Dat is een andere technische oplossing dan de drie routes hierboven en moet ook niet worden verward met iedere vorm van vast-mobiel integratie. Omdat dit artikel vooral gaat over het onderbrengen van de vaste zakelijke telefonie in Microsoft Teams, ligt de nadruk verder op Calling Plans, Operator Connect en Direct Routing.

Wat heb je nodig om via Microsoft Teams te bellen?

Alleen Microsoft Teams installeren is niet voldoende om naar gewone telefoonnummers te kunnen bellen. Voor een zakelijke Teams Telefonie-oplossing moeten verschillende onderdelen bij elkaar komen.

In de basis heb je nodig:

• een Microsoft-omgeving waarin de betreffende gebruikers toegang hebben tot Microsoft Teams;
• een Teams Phone-licentie of een Microsoft-licentie waarin Teams Phone is inbegrepen;
• een PSTN-oplossing, zoals Calling Plans, Operator Connect of Direct Routing;
• zakelijke telefoonnummers voor gebruikers en eventueel algemene nummers voor bijvoorbeeld receptie, wachtrijen of keuzemenu’s;
• een stabiele netwerk- en internetverbinding voor het spraakverkeer;
• een geschikt apparaat, zoals een computer met headset, smartphone of Teams-gecertificeerd telefoontoestel.

Welke Microsoft-licenties precies nodig zijn, verschilt per bestaande licentie en per gebruiker. Ook hoeft niet iedere medewerker per definitie een eigen telefoonnummer te hebben. Daarom kijk ik liever eerst naar wie daadwerkelijk extern moet bellen, wie rechtstreeks bereikbaar moet zijn en welke rollen alleen incidenteel telefonie gebruiken.

Kun je je bestaande vaste telefoonnummer behouden bij Teams telefonie?

Ja. Als je overstapt naar Teams Telefonie kun je je bestaande zakelijke telefoonnummers behouden. Bij Operator Connect kunnen bestaande nummers naar de gekozen operator worden geporteerd. Gebruik je Direct Routing en blijf je bij dezelfde telecomprovider, dan is nummerportering meestal niet nodig. Stap je tegelijkertijd over naar een andere provider, dan worden de nummers wel geporteerd. Ook bij Microsoft Calling Plans kun je bestaande telefoonnummers naar Microsoft overzetten.

Een overstap naar Teams Telefonie is meteen een goed moment om kritisch naar je huidige belplan te kijken. Welke medewerkers moeten rechtstreeks bereikbaar zijn, welke gesprekken komen op het hoofdnummer binnen en wat moet er gebeuren als iemand niet beschikbaar is? Ik adviseer daarom om niet alleen de bestaande nummers één-op-één over te zetten, maar meteen te kijken of de bereikbaarheid nog aansluit op hoe je organisatie vandaag werkt.

Welke telefoniefuncties krijg je in Microsoft Teams?

Teams Phone biedt veel functies die je ook van een zakelijke telefooncentrale verwacht. Welke functies uiteindelijk worden gebruikt en hoe uitgebreid ze worden ingericht, verschilt per organisatie.

Denk onder andere aan:

• bellen en gebeld worden met zakelijke telefoonnummers;
• gesprekken doorschakelen of eerst overleggen voordat je doorverbindt;
• voicemail en gespreksgeschiedenis;
• nummerweergave en instellingen voor uitgaande gesprekken;
• automatische keuzemenu’s voor inkomende gesprekken;
• wachtrijen en routering naar groepen medewerkers;
• doorschakelregels en bereikbaarheid bij afwezigheid;
• gesprekken parkeren en op een ander geschikt toestel weer ophalen.

Dat betekent niet dat iedere organisatie al deze functies nodig heeft. Een verkooporganisatie kijkt anders naar telefonie dan een school, receptie of servicedesk. De techniek moet daarom volgen uit de manier waarop gesprekken binnenkomen en door de organisatie worden afgehandeld.

Hoe bel je via Microsoft Teams in de praktijk?

Voor een medewerker werkt bellen via Microsoft Teams grotendeels zoals je van zakelijke telefonie gewend bent, alleen vindt de bediening plaats binnen Teams. Vanuit Oproepen kun je een telefoonnummer invoeren, een contact selecteren of iemand vanuit je gespreksgeschiedenis terugbellen. Inkomende gesprekken verschijnen rechtstreeks in Teams en kun je daar aannemen, weigeren of doorverbinden.

Afhankelijk van de inrichting kun je onder andere:

• met je zakelijke telefoonnummer naar vaste en mobiele nummers bellen;
• inkomende gesprekken rechtstreeks in Teams beantwoorden;
• een gesprek doorverbinden naar een collega;
• gemiste en recente gesprekken terugvinden;
• voicemail en oproepinstellingen beheren;
• gesprekken voeren via de Teams-app op je computer of smartphone.

Stap voor stap werken met Teams Telefonie

Wil je precies zien waar je een bepaalde functie in Microsoft Teams vindt? In de LanTel Wiki vind je handleidingen voor bellen met Microsoft Teams. Daar staan onder andere quick guides en uitgebreide instructies voor Teams op desktop en mobiel, oproepinstellingen en het beheren van telefoniefuncties.

Zie je liever hoe een functie daadwerkelijk in Teams wordt uitgevoerd? Bekijk dan onze YouTube-playlist Microsoft Teams Telefonie: instructies & uitleg. Daarin behandelen we verschillende handelingen stap voor stap, zodat je direct kunt zien hoe je ze in Microsoft Teams uitvoert.

Wat zijn de voordelen van bellen via Microsoft Teams?

Het belangrijkste voordeel is wat mij betreft niet dat Teams nóg een functie krijgt. De waarde ontstaat vooral als medewerkers daardoor minder tussen verschillende communicatieplatformen hoeven te schakelen.

Veel organisaties kiezen voor Teams Telefonie omdat:

• chat, vergaderen en zakelijke telefonie dichter bij elkaar komen;
• medewerkers vanaf verschillende apparaten met hun zakelijke nummer kunnen werken;
• beschikbaarheidsinformatie binnen Microsoft Teams kan helpen bij het afhandelen van gesprekken;
• telefonie centraal kan worden ingericht voor gebruikers, groepen en algemene nummers;
• Teams kan worden uitgebreid met telefonie- en bedrijfsintegraties die bij het werkproces passen.

Wil je specifiek verder lezen over deze voordelen? Bekijk dan VoIP via Teams: ontdek de voordelen van telefonie via Teams.

Kan je Teams Telefonie koppelen aan andere bedrijfssystemen?

Jazeker. Teams als telefoontoestel gebruiken is voor mij niet automatisch het einddoel. De interessante vraag is wat je vervolgens met die telefonie kunt verbinden. Zeker bij medewerkers die veel gesprekken verwerken, kan een koppeling met andere bedrijfssoftware meer opleveren dan alleen de overstap van een los telefoontoestel naar Teams.

Teams Telefonie kan bijvoorbeeld worden uitgebreid met:

• CRM-integraties: herken een bekende beller en open sneller de juiste klant- of relatiegegevens. Bekijk ook onze telefonie integraties.
• Contactcenterfunctionaliteit: voor recepties, servicedesks en andere teams met veel inkomende gesprekken kan bijvoorbeeld Roger365.io binnen Microsoft Teams extra routering, wachtrijen en rapportages toevoegen.
• Deurintercoms: laat een deurintercom samenwerken met Teams zodat bijvoorbeeld receptie of facilitair medewerkers een oproep vanuit dezelfde communicatieomgeving kunnen afhandelen.
• Gespreksopname: voor organisaties met specifieke kwaliteits- of compliance-eisen kan CallCabinet voor Teams Telefonie aanvullende mogelijkheden voor opname en beheer bieden.

Welke koppelingen interessant zijn, hangt sterk af van de werkzaamheden van de gebruiker. Een integratie toevoegen omdat het technisch kan, vind ik geen goed uitgangspunt. Eerst moet duidelijk zijn welk probleem ermee wordt opgelost of welke handeling ermee verdwijnt.

Wat kost bellen via Microsoft Teams?

De kosten van Teams Telefonie bestaan niet uit één vast bedrag dat voor iedere organisatie hetzelfde is. Ze hangen onder andere af van je huidige Microsoft-licenties, het aantal gebruikers, de gekozen PSTN-oplossing, telefoonnummers, belverkeer en eventuele extra functionaliteiten.

Je kunt bijvoorbeeld te maken krijgen met:

• Microsoft-licenties voor Teams en Teams Phone;
• kosten voor Operator Connect, Calling Plans of Direct Routing;
• gesprekskosten of een belbundel;
• implementatie en nummerportering;
• headsets of Teams-toestellen;
• aanvullende integraties of contactcenterfunctionaliteit.

Daarom geef ik bij een eerste gesprek liever geen bedrag zonder te weten hoe de organisatie telefoneert. Tien medewerkers met allemaal een persoonlijk nummer vragen om een andere inrichting dan een organisatie met honderd gebruikers waarvan maar een deel regelmatig extern belt.

Voor een uitgebreidere uitleg en concrete indicaties hebben we een apart artikel over de kosten van bellen via Microsoft Teams.

Welke Teams Telefonie-oplossing past bij jouw organisatie?

Ik merk dat de discussie bij Teams Telefonie soms snel technisch wordt: Calling Plans, Operator Connect, Direct Routing, SBC’s en licenties. Dat zijn belangrijke onderdelen, maar voor mij begint de keuze ergens anders.

Ik wil eerst weten hoe telefoongesprekken door een organisatie lopen. Wie wordt rechtstreeks gebeld? Welke gesprekken komen op het algemene nummer binnen? Wat doet de receptie ermee? Welke medewerkers bellen alleen uit? Zijn er wachtrijen, openingstijden of meerdere vestigingen? En met welke software werken medewerkers tijdens zo’n gesprek?

Pas daarna wordt duidelijk welke techniek daarbij past. Voor een relatief eenvoudige organisatie kan een standaardoplossing voldoende zijn. In een omgeving met verschillende callflows, veel klantcontact of specifieke integraties kan juist Operator Connect of Direct Routing meer mogelijkheden bieden.

Dat voorkomt dat je Microsoft Teams als doel op zichzelf gaat zien. Teams is uiteindelijk de omgeving waarin medewerkers werken. De telefonie daarachter moet ervoor zorgen dat je organisatie voor klanten, leveranciers en andere relaties goed bereikbaar blijft.

Eerst kijken naar je bereikbaarheid, daarna naar de techniek

Microsoft Teams kan prima het centrale platform worden waarin medewerkers chatten, vergaderen én zakelijk bellen. Maar alleen het toevoegen van een telefoonfunctie maakt je bereikbaarheid nog niet automatisch beter.

Voor mij begint een goede Teams Telefonie-oplossing daarom bij de vraag hoe je organisatie nu bereikbaar is en waar medewerkers in hun dagelijkse werk tegenaan lopen. Vanuit daar kun je bepalen welke gebruikers telefonie nodig hebben, hoe gesprekken moeten worden verdeeld en welke koppelingen echt iets toevoegen.

Overweeg je om zakelijke telefonie in Microsoft Teams onder te brengen? Vul onderstaand formulier in, dan neem ik contact met je op. Ik kijk graag samen naar jullie huidige werkwijze en bereikbaarheid om daarna te bepalen welke vorm van Teams Telefonie daar logisch bij past. Uiteraard geheel vrijblijvend.

Neem contact met mij op

FAQ over bellen via Microsoft Teams

Kun je met je vaste telefoonnummer bellen via Microsoft Teams?

Heb je Teams Phone nodig om naar gewone telefoonnummers te bellen?

Kun je bestaande telefoonnummers meenemen naar Teams Telefonie?

Kun je via Microsoft Teams bellen op je mobiele telefoon?

Heb je nog een vast telefoontoestel nodig bij Teams Telefonie?

Kun je met Teams Telefonie werken met een keuzemenu en wachtrij?