Maar wat is VoIP bellen precies, hoe werkt bellen via internet en wat heb je ervoor nodig? In dit blog leg ik het stap voor stap uit.
Geschreven door:
Justin Schilperoord
Publicatiedatum: 06-02-2022
Laatste update: 18-08-2026
VoIP staat voor Voice over Internet Protocol. Simpel gezegd betekent dit dat spraak als digitale data via een IP-netwerk wordt verzonden. Daarom worden voor VoIP telefonie ook termen gebruikt als bellen via internet, internettelefonie en IP-telefonie. Tijdens een telefoongesprek wordt je stem digitaal verwerkt en verdeeld in kleine datapakketjes. Deze worden via het netwerk verzonden en aan de andere kant weer omgezet in geluid.
VoIP en cloud telefonie worden vaak door elkaar gebruikt, maar betekenen niet precies hetzelfde. VoIP is de techniek waarmee spraak via een IP-netwerk wordt verzonden. Cloud telefonie betekent dat je telefooncentrale en de bijbehorende telefoniefuncties als online dienst worden aangeboden en beheerd. Bij moderne zakelijke telefonie worden die twee altijd gecombineerd: je belt via VoIP en gebruikt daarbij een telefooncentrale in de cloud. VoIP vormt dus de technische basis, terwijl cloud telefonie gaat over de manier waarop je telefonieomgeving wordt aangeboden en beheerd.
Wil je eerst kort zien hoe VoIP werkt? In onderstaande video legt Paulien, onze digitale medewerkster, uit wat VoIP bellen is en welke mogelijkheden het biedt. Verderop in dit blog ga ik dieper in op de techniek, voordelen en aandachtspunten.
Tijdens een VoIP-gesprek wordt je stem digitaal verwerkt. De spraak wordt opgedeeld in kleine datapakketjes die via het netwerk naar degene met wie je belt worden verzonden. Aan de andere kant worden deze pakketjes weer in de juiste volgorde samengebracht en omgezet in geluid. Dat hele proces vindt voortdurend en razendsnel plaats. Bij een goed ingerichte VoIP verbinding wordt de spraak daardoor vrijwel direct overgebracht.
Naast VoIP kom je bij zakelijke telefonie vrijwel altijd de term SIP tegen. Je kunt het eenvoudig zo zien: VoIP zorgt ervoor dat de spraak als data kan worden verzonden, terwijl SIP helpt bij het opzetten, beheren en beëindigen van het telefoongesprek. Met een SIP-trunk wordt je telefonieomgeving verbonden met het openbare telefonienetwerk. Binnen die verbinding wordt gewerkt met gesprekskanalen, waarbij één kanaal grofweg staat voor één gelijktijdig gesprek. Hoeveel kanalen je nodig hebt, hangt daarom vooral af van hoeveel gesprekken er op drukke momenten tegelijkertijd plaatsvinden.
Een inkomend gesprek begint gewoon bij een klant die het telefoonnummer van je organisatie belt. De telefonieomgeving bepaalt aan de hand van het ingestelde belplan waar de oproep terechtkomt, bijvoorbeeld bij één medewerker, een belgroep, wachtrij of de receptie. De medewerker kan het gesprek vervolgens aannemen via een bureautelefoon, laptop, Microsoft Teams of mobiele telefoon. Voor de beller maakt het niet uit vanaf welk apparaat of welke locatie je de oproep beantwoordt. Daarnaast kunnen functies zoals gespreksregistratie, rapportages en koppelingen met andere bedrijfssoftware onderdeel zijn van dezelfde telefonieomgeving.
De precieze inrichting van VoIP telefonie verschilt per organisatie, maar een aantal onderdelen komen altijd terug. Voor een goed werkende zakelijke VoIP oplossing heb je in de basis nodig:
Hoe deze onderdelen worden ingericht, hangt af van je organisatie. De ene organisatie werkt voornamelijk met bureautoestellen, terwijl medewerkers bij een andere organisatie vooral via laptops, Microsoft Teams of mobiele telefoons bellen. De juiste inrichting wordt daarom niet alleen door de techniek bepaald, maar vooral door hoe en waar medewerkers bereikbaar moeten zijn.
Omdat VoIP gebruikmaakt van een IP-netwerk, is de kwaliteit van de verbinding belangrijk. Alleen een hoge download- en uploadsnelheid zegt daarbij niet alles. Voor spraak zijn vooral stabiliteit, vertraging, jitter en pakketverlies van belang, omdat problemen hierin direct hoorbaar kunnen zijn tijdens een gesprek. Daarom kan VoIP-verkeer binnen een zakelijk netwerk met Quality of Service (QoS) voorrang krijgen op minder tijdkritisch dataverkeer. Een volledig aparte internetverbinding voor telefonie is niet altijd noodzakelijk. Bij organisaties waar bereikbaarheid bedrijfskritisch is, kan een beheerde verbinding of back-upverbinding wel extra zekerheid bieden via bijvoorbeeld LanTel Connect.
Je hebt telefoonnummers nodig waarop klanten je kunnen bereiken en waarmee medewerkers zelf naar buiten bellen. Stap je over naar een andere VoIP-provider, dan kunnen bestaande zakelijke telefoonnummers in de meeste situaties worden meegenomen. Je klanten hoeven dus geen nieuw telefoonnummer te gebruiken. Een belangrijk voordeel van VoIP is dat een vast zakelijk nummer niet meer aan één apparaat of werkplek gekoppeld hoeft te zijn. Je kunt bijvoorbeeld vanaf je laptop, bureautoestel of mobiele telefoon met hetzelfde zakelijke nummer werken. Met vast-mobiel integratie kan je mobiele telefoon zelfs volledig onderdeel worden van de zakelijke telefonieomgeving.
Met SIP wordt je zakelijke telefonieomgeving verbonden met het openbare telefonienetwerk. Daarbij werken we met gesprekskanalen, waarbij één kanaal één gelijktijdig gesprek mogelijk maakt. Hoeveel kanalen je nodig hebt, hangt niet rechtstreeks af van het totale aantal medewerkers. Veel belangrijker is hoeveel gesprekken er op het drukste moment tegelijkertijd plaatsvinden. Een organisatie met vijftig medewerkers kan bijvoorbeeld voldoende hebben aan tien of vijftien kanalen omdat lang niet iedereen gelijktijdig telefoneert. Door vooraf naar het daadwerkelijke belgedrag te kijken voorkom je dat je te veel of juist te weinig capaciteit afneemt.
Binnen je telefonieplatform regel je centraal hoe de zakelijke bereikbaarheid van je organisatie is ingericht. Denk bijvoorbeeld aan:
Het voordeel is dat je deze instellingen centraal kunt beheren en relatief eenvoudig kunt aanpassen wanneer je organisatie verandert. Een moderne cloud telefooncentrale biedt daardoor veel meer mogelijkheden dan alleen bellen en gebeld worden. Telefonie wordt steeds meer onderdeel van het bredere communicatie- en bereikbaarheidsproces binnen je organisatie.
Een VoIP oplossing betekent niet automatisch dat iedere medewerker een bureautoestel nodig heeft. Afhankelijk van het gekozen telefonieplatform kun je bijvoorbeeld bellen via:
Bestaande IP-toestellen kunnen soms worden hergebruikt wanneer ze geschikt zijn voor het gekozen telefonieplatform. In de praktijk kijk ik daarom liever niet als eerste naar welk toestel er moet komen. De belangrijkste vraag is hoe en waar medewerkers willen kunnen bellen en gebeld worden. Pas daarna bepaal je welk apparaat of welke combinatie van apparaten daar het beste bij past.
VoIP heeft verschillende voordelen en lagere belkosten worden daarbij nog regelmatig als eerste genoemd. Ik vind dat zelf maar een deel van het verhaal. De grootste winst zit meestal in de flexibiliteit en de mogelijkheden om telefonie beter aan te laten sluiten op het dagelijkse werk. Medewerkers kunnen vanaf verschillende apparaten en locaties werken, terwijl telefonie ook gekoppeld kan worden aan andere software. Daarnaast kun je veel gerichter bepalen hoe inkomende gesprekken door je organisatie worden geleid.
Een zakelijk telefoonnummer kan met VoIP op verschillende apparaten worden gebruikt. Een medewerker kan bijvoorbeeld ’s ochtends via een bureautoestel werken, later vanaf een laptop bellen en onderweg bereikbaar blijven via een mobiele telefoon. Voor de klant kan dat allemaal via hetzelfde zakelijke nummer verlopen. Dat maakt bellen via internet vooral interessant voor organisaties waarin medewerkers op verschillende locaties werken of regelmatig onderweg zijn. Je bereikbaarheid beweegt hierdoor veel makkelijker mee met de manier waarop medewerkers hun werk uitvoeren.
Afhankelijk van het gekozen platform kun je VoIP combineren met andere communicatievormen zoals chat, videobellen, voicemail en aanwezigheidsinformatie. Daardoor hoeven medewerkers minder tussen losse systemen te wisselen. Een goed voorbeeld is Teams Telefonie, waarbij zakelijke telefoongesprekken onderdeel worden van de Microsoft Teams-omgeving waarin medewerkers vaak al chatten en vergaderen. Je ziet bijvoorbeeld vanuit dezelfde omgeving of een collega beschikbaar is voordat je een gesprek doorverbindt. Zeker binnen organisaties die al intensief met Microsoft Teams werken kan dat een logische manier zijn om communicatie verder samen te brengen.
Een nieuwe medewerker kan binnen een cloud telefonieomgeving relatief eenvoudig worden toegevoegd. Nummers, rechten en functionaliteiten worden centraal ingesteld en kunnen ook weer worden aangepast wanneer iemand vertrekt of een functie verandert. Ook wanneer je organisatie groeit naar meerdere vestigingen hoef je niet voor iedere locatie een volledig losse telefonieomgeving in te richten. Dat maakt VoIP schaalbaar en flexibel. Je telefonie kan daardoor makkelijker meebewegen wanneer de organisatie verandert, zonder dat iedere wijziging meteen een groot technisch project wordt.
Omdat VoIP onderdeel is van een digitale omgeving, zijn er veel mogelijkheden voor integraties. Een goed voorbeeld is een koppeling met je CRM-systeem, waarbij het telefoonnummer van een bestaande klant wordt herkend en relevante klantinformatie direct beschikbaar komt. Dat voorkomt dat medewerkers tijdens een gesprek eerst handmatig naar gegevens moeten zoeken. In mijn blog over CRM-integratie met telefonie leg ik uitgebreider uit hoe zo’n koppeling werkt en waar volgens mij de echte tijdwinst zit. Ook koppelingen met bijvoorbeeld HIS-systemen, leerlinginformatiesystemen en software voor makelaars zijn mogelijk. Zo wordt telefonie steeds meer onderdeel van het totale werkproces.
Een moderne VoIP telefooncentrale geeft je veel mogelijkheden om te bepalen wat er met een inkomende oproep gebeurt. Afhankelijk van het gekozen platform kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van:
Daarmee krijg je niet alleen meer functionaliteit, maar ook meer grip op de telefonische bereikbaarheid. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel oproepen binnenkomen, hoe lang bellers wachten en hoeveel gesprekken worden gemist. Op basis daarvan kun je gerichter bepalen waar processen kunnen worden verbeterd. VoIP helpt je zo om bereikbaarheid bewuster in te richten.
Ja. Omdat VoIP softwarematig en internet gebaseerd is, kan de telefonieomgeving eenvoudig meegroeien met nieuwe ontwikkelingen. Naast koppelingen met bijvoorbeeld CRM-systemen speelt AI daarin een steeds grotere rol. Zo kunnen AI Agents nu al veelgestelde vragen telefonisch afhandelen of bijvoorbeeld zelfstandig een afspraak inplannen bij een fysiotherapeut. Daardoor blijft VoIP een flexibele basis waarop nieuwe functionaliteiten kunnen worden toegevoegd.
Ik vind het te makkelijk om te zeggen dat VoIP alleen maar voordelen heeft. Omdat telefonie nauw samenwerkt met je netwerk en IT-omgeving, zijn er ook een aantal zaken die goed geregeld moeten worden. Vooral de kwaliteit van de verbinding, continuïteit, netwerkinrichting en beveiliging verdienen aandacht. Een goed telefonieplatform kan bijvoorbeeld niet voorkomen dat een slecht lokaal netwerk invloed heeft op de gesprekskwaliteit. Andersom heb je weinig aan een perfecte verbinding als niet is nagedacht over wat er gebeurt bij een lokale storing.
Een VoIP-toestel of softphone heeft een werkende netwerkverbinding nodig om contact te maken met het telefonieplatform. Valt de verbinding op een vestiging uit, dan kunnen apparaten die daarvan afhankelijk zijn tijdelijk niet normaal worden gebruikt. Daarom moet je vooraf bepalen wat er in zo’n situatie met inkomende gesprekken gebeurt. Oproepen kunnen bijvoorbeeld automatisch worden doorgestuurd naar mobiele telefoons, een andere vestiging of via een alternatieve verbinding worden afgehandeld. Voor organisaties waar telefonische bereikbaarheid cruciaal is, kan een back-upverbinding daarom verstandig zijn.
Ook routers, switches en bureautoestellen hebben elektriciteit nodig. Bij een lokale stroomstoring kan deze apparatuur tijdelijk niet beschikbaar zijn, terwijl het telefoniesysteem in de cloud gewoon blijft functioneren. Dat maakt het verstandig om na te denken over alternatieven, zoals mobiele telefonie, een back-upverbinding of noodstroom.
Dat is extra actueel nu het Nederlandse elektriciteitsnet op steeds meer plekken tegen zijn grenzen aanloopt. Netbeheer Nederland benadrukt dat het stroomnet nog steeds zeer betrouwbaar is, maar dat langdurige zware belasting de kans op storingen kan vergroten. Een goed continuïteitsplan kijkt daarom naar de hele keten en niet alleen naar het telefonieplatform.
Spraak is gevoelig voor vertraging, jitter en pakketverlies en daardoor kan een slechte netwerkinrichting direct hoorbaar zijn. Het netwerk en de telefonieomgeving moeten daarom goed op elkaar zijn afgestemd. Denk bijvoorbeeld aan voldoende capaciteit, QoS-instellingen, geschikte switches en een correcte configuratie van firewalls. Problemen kunnen zich anders uiten in vertraagde gesprekken, haperende audio of tijdelijk wegvallend geluid. Daarom kijk ik bij telefonievraagstukken altijd verder dan alleen het telefonieplatform. In mijn blog IT en telefonie: twee specialisaties, één klantvraag ga ik uitgebreider in op die relatie.
Omdat VoIP onderdeel is van je digitale infrastructuur, moet ook de beveiliging goed zijn ingericht. Daarbij kun je onder andere denken aan:
De precieze beveiligingsmogelijkheden verschillen per telefonieplatform en leverancier. Zeker wanneer gesprekken of klantgegevens gevoelig zijn, is het verstandig om beveiliging al mee te nemen bij de keuze en inrichting van de oplossing. Zo voorkom je dat beveiliging pas achteraf aandacht krijgt.
VoIP maakt gebruik van een internet- of IP-verbinding, maar dat betekent niet dat zakelijke VoIP telefonie gratis is. De totale kosten kunnen uit verschillende onderdelen bestaan:
Gesprekken tussen gebruikers binnen dezelfde telefonieomgeving brengen afhankelijk van het platform vaak geen losse gesprekskosten met zich mee. Voor gesprekken naar externe nummers gelden de beltarieven of afspraken binnen je bundel. Wordt er veel gebeld, dan kan onbeperkt VoIP bellen interessant zijn. Kijk daarom niet alleen naar de prijs van één licentie, maar naar de totale telefonieoplossing.
Wat VoIP bellen precies kost, is niet met één bedrag te beantwoorden. Een kleine organisatie die vooral wil bellen en gebeld worden heeft andere wensen dan een organisatie met meerdere vestigingen, mobiele integratie, uitgebreide wachtrijen en een CRM-koppeling. De kosten worden onder andere bepaald door het aantal gebruikers, het gekozen telefonieplatform en de gewenste functionaliteiten. Ook gesprekskanalen, mobiele telefonie, hardware, integraties en de verbinding kunnen onderdeel zijn van de totale oplossing. Daarnaast kunnen er eenmalige kosten zijn voor installatie, configuratie en begeleiding van de overstap. Daarom zou ik bij het vergelijken van aanbieders niet alleen kijken naar een prijs per gebruiker. Op onze pagina over zakelijke VoIP-oplossingen vind je onze verschillende telefonieplatformen en actuele vanaf prijzen.
VoIP is vooral de technische basis waarop je zakelijke bereikbaarheid flexibel kunt inrichten. Het kan bijvoorbeeld interessant zijn wanneer je:
De techniek is daarbij voor mij nooit het einddoel. Een VoIP oplossing is pas goed ingericht wanneer medewerkers er makkelijker mee kunnen werken en klanten beter worden geholpen. Daarom kijk ik liever eerst naar de bereikbaarheid en werkprocessen van een organisatie en pas daarna naar het telefonieplatform dat daarbij past.
Ik werk inmiddels al jaren met zakelijke telefonie en merk dat de vraag ‘Wat is VoIP?’ meestal vrij snel is beantwoord. Interessanter wordt het wanneer we kijken naar wat je er binnen je eigen organisatie daadwerkelijk mee wilt bereiken. Wil je flexibeler bereikbaar zijn, vaste en mobiele telefonie combineren of medewerkers vanuit Microsoft Teams laten bellen? Misschien wil je juist je CRM koppelen of meer grip krijgen op inkomende gesprekken en gemiste oproepen.
In dat soort situaties wordt duidelijk dat VoIP vooral de technische basis is en dat de echte waarde zit in hoe je de telefonieomgeving inricht. Dat is uiteindelijk het verschil tussen simpelweg bellen via internet en een VoIP oplossing die echt aansluit op je organisatie. Wil je weten welke mogelijkheden bij jouw situatie passen? Dan kijken we graag eerst naar hoe je organisatie werkt en daarna naar de techniek die daarbij past. Vul onderstaand formulier in, dan nemen we binnen één werkdag contact met je op.
Door je CRM-systeem te koppelen aan zakelijke telefonie zie je direct wie er belt, open je sneller de juiste klantkaart en bel je met één klik vanuit het CRM. Ontdek hoe CRM integratie tijd bespaart, klantcontact persoonlijker maakt en collega’s efficiënter laat werken.
Lees verder
Met Roostersync zet je het lesrooster uit Zermelo automatisch in de primaire Outlook-agenda van docenten. Die agenda-informatie kan vervolgens de bereikbaarheid in Teams beïnvloeden. Zo ziet de receptie beter wanneer een docent lesgeeft en kunnen oproepen tijdens lessen bijvoorbeeld automatisch naar voicemail.
Lees verder
Makelaars voeren veel gesprekken onderweg en tussen afspraken door. Met Shomi binnen LanTel Wave worden gesprekken automatisch getranscribeerd en samengevat, inclusief actiepunten. Zo hoeven makelaars minder mee te schrijven en kunnen ook receptionisten belangrijke klantinformatie makkelijker vastleggen en overdragen.
Lees verderWij zijn van maandag t/m vrijdag
van 08:00 tot 17:00 bereikbaar
via telefoonnummer 078 – 630 55 55
of mail naar info@lantel.nl
Dudokplein 222
3315 KH Dordrecht
KVK: 24342138
