Medisch Centrum Saense Vennen over slimmer en efficiënter werken met telefonie

De telefonieoplossing van MC Saense Vennen

Als fundament van de telefonieoplossing werken zij met LanTel Blue. Kenmerkend voor deze oplossing is de open API-structuur. Hierdoor zijn andere softwareprogramma’s eenvoudig te integreren. Denk hierbij aan een HIS-pakket, een terugbelsysteem zoals teleQ en de triagetool van MINDD.

Telefonieplatform LanTel Blue

Als fundament van de telefonieoplossing werken zij met LanTel Blue. Kenmerkend voor deze oplossing is de open API structuur. Hierdoor zijn andere software programma’s makkelijk te integreren. Denk hierbij aan een HIS pakket, een terugbelsysteem zoals teleQ en de triage tool van MINND.

TeleQ

Om al het telefonieverkeer goed af te handelen, werken ze met teleQ: het terugbelsysteem voor huisartsenpraktijken. Het programma is volledig geïntegreerd met LanTel Blue.

Aurora teleQ is een terugbelsysteem waarmee huisartsenpraktijken hun telefonische bereikbaarheid slimmer organiseren. Patiënten kunnen een vast terugbelmoment kiezen, terwijl spoed en andere contactredenen via aparte gespreksroutes worden afgehandeld. Zo verdeel je de telefoondruk beter over de dag en krijgen zowel patiënten als assistenten meer duidelijkheid en rust.

Daarnaast biedt teleQ extra functionaliteiten, zoals transcriptie voor herhaalrecepten en videobellen. Deze komen later in deze klantcase aan bod.

Koppeling met Medicom

Door de koppeling met Medicom kunnen de assistenten sneller en efficiënter werken. Wanneer een patiënt belt met een bekend telefoonnummer, verschijnt er een pop-up op het scherm van de assistent. Ook wordt het woonverband getoond en kan vanuit daar direct de juiste patiëntkaart worden geopend.
Over een hele dag genomen scheelt dit enorm veel zoekwerk en zorgt het ervoor dat patiënten sneller geholpen kunnen worden.

Mobiele telefoon voor spoed oproepen.

Om spoedoproepen goed aan te nemen en af te handelen, hebben ze een mobiele telefoon. Deze heeft niet alleen een andere ringtone, maar ontvangt ook uitsluitend spoedoproepen. De oproep gaat daarnaast over op de vaste telefoons van de assistenten, maar op deze manier weten ze direct dat het om een spoedgeval gaat.

De samenwerking tussen MC Saense Vennen en LanTel

Eind 2025 is Mark van ’t Veer op zoek gegaan naar een nieuwe leverancier voor telefonie. Tot dat moment werkten zij met, zoals hij het zelf omschrijft: “Een verouderde oplossing met weinig functionaliteit, gewoon een normale telefonieoplossing.”

Hier moest verandering in komen. Mark was al bekend met het systeem van teleQ en besloot meerdere partijen te benaderen, waaronder LanTel.

De keuze voor LanTel

Naast dat de klik met onze accountmanager Dolf tijdens de eerste kennismaking goed was, was Mark ook blij met de offerte van LanTel.

“De offerte van LanTel was direct duidelijk. Alles staat erop zoals besproken en wat je wilt hebben. Niet allemaal opties of verborgen kosten die na het tekenen ineens aan de orde komen.”

Dat gaf voor Mark de doorslag om voor LanTel te kiezen.

Installatie en implementatie van de oplossing

Na het ontvangen van de opdracht draagt Dolf deze over aan een projectmanager bij LanTel. Deze zorgt ervoor dat de oplossing vooraf wordt ingeregeld en volledig wordt ingesteld zoals afgesproken. Denk hierbij aan de belroutes, alle instellingen binnen teleQ, de koppeling met Medicom en alle toestellen die gebruikt gaan worden.
De field engineer neemt vervolgens de gehele oplossing mee naar locatie, zodat deze in korte tijd uitgerold kan worden. Hierover vertelt Mark:

“De voorbereiding en het projectmanagement met Peter verliepen goed. Daarna is Maurice langsgekomen voor de implementatie van de oplossing. Dit ging eigenlijk heel snel. Ik denk dat we amper drie minuten even niet te bereiken waren.”

Meer weten over hoe wij van A tot Z te werk gaan? Bekijk dan hier de werkwijze van LanTel.

Training van het personeel

Een belangrijk onderdeel van een nieuwe oplossing is het trainen van de mensen die ermee gaan werken. Hier nemen we de tijd voor. Ook in de dagen na de implementatie blijft de field engineer bereikbaar wanneer er nog vragen zijn of wanneer bepaalde onderdelen van de uitleg niet helemaal zijn blijven hangen.

Wat zijn de ervaringen van de assistenten?

Voor deze klantcase hadden we het geluk om twee assistenten te spreken over het werken met de LanTel Blue + teleQ-oplossing. Melody en Redouan zijn onder andere blij met de HIS-koppeling, omdat ze hiermee patiënten sneller kunnen helpen. Maar wij wilden vooral weten wat hun ervaringen met teleQ zijn.

“Ik kan gewoon even pauze houden”

Dat is wat Melody lachend zei toen we haar naar haar ervaringen met teleQ vroegen. Ze vult aan:

“TeleQ is fijn om mee te werken. Je weet precies waar je aan toe bent en wat je moet doen. Het geeft rust, omdat alle gesprekken voor je staan gepland als taken en die kun je gestructureerd afwerken. Zo zijn er dus ook hele duidelijke momenten waarop je pauze kunt houden.”

Redouan vult hierop aan dat het voor patiënten ook een fijne oplossing is:

“Mensen staan niet meer lang in de wacht. Ook zij weten precies wanneer ze gebeld gaan worden. Daardoor wordt er ook vrijwel altijd direct opgenomen.”

Melody vult aan: “Ja, dat klopt. Alleen de oudere patiënten hebben wel iets meer tijd nodig om aan deze nieuwe vorm van dienstverlening te wennen. Maar dat gaat nu echt veel beter dan bijvoorbeeld in de eerste maand.”

Transcriptie binnen teleQ

TeleQ is uit te breiden met meerdere functionaliteiten die gericht zijn op fijner en sneller werken. Een goed voorbeeld hiervan is de transcriptiemodule, die voicemails en daarmee ook herhaalrecepten omzet in tekst.

Lezen gaat immers sneller dan het afspelen van berichten en de teksten zijn direct te kopiëren en te plakken. De transcriptiemodule is daarnaast extra getraind op medicatie, maar ook op adressen, postcodes en geboortedata.

Melody zegt blij te zijn met deze functionaliteit:

“Het was bij gesproken berichten vaak wel even zoeken naar merk- of stofnamen. Dus het is nu wel erg fijn dat je dit gelijk uitgeschreven ziet staan. Ik vind het eigenlijk wel erg prettig werken.”

Videobellen met de patiënt

Met de videobelmodule kan tijdens een telefoongesprek worden overgeschakeld naar videobellen. De patiënt ontvangt dan per sms een link naar een beveiligde videoverbinding. Zo kan er op afstand worden meegekeken en kan de patiënt, wanneer de arts in de gelegenheid is, direct worden geholpen.

Melody vertelt dat zij deze functie nog maar één keer heeft gebruikt en dat dit erg goed uitpakte. Ze vertelt hierover meer in de klantcase op video.

Redouan vult hierop aan:

“We willen dit wel vaker gaan gebruiken en toepassen, alleen is het voor ons nog erg nieuw. We gaan dit tijdens overleggen met het team verder bespreken: hoe en wanneer zetten we het in? Maar we zijn er in ieder geval erg positief over.”

Ook meer rust in de telefonie van jouw huisartsenpraktijk?

Wij danken Melody, Redouan en Mark voor hun tijd en medewerking. De situatie bij MC Saense Vennen laat zien hoeveel verschil een telefonieoplossing kan maken wanneer deze goed aansluit op de werkwijze binnen de praktijk. Met slimme belroutes, terugbellen via teleQ en koppelingen met systemen zoals het HIS zorg je voor meer overzicht voor assistenten én een betere bereikbaarheid voor patiënten.

Ben je benieuwd hoe we de telefonie binnen jouw huisartsenpraktijk slimmer kunnen inrichten? Vol onderstaand formulier in, dan nemen we contact met je op. We kijken samen naar je huidige situatie en adviseren je over een telefonieoplossing die past bij jouw praktijk.

Neem contact met mij op