Aurora teleQ
Aurora teleQ voor meer rust en regie in de huisartsenpraktijk
Aurora teleQ is een terugbelsysteem en communicatieplatform voor huisartsenpraktijken en andere organisaties binnen de eerstelijnszorg. In plaats van patiënten lang in een telefonische wachtrij te laten staan, kun je gesprekken als terugbelverzoeken inplannen op momenten die passen binnen de dagindeling van je praktijk.
Zo krijg je meer grip op de telefonische drukte. Piekmomenten worden beter over de dag verdeeld, doktersassistenten worden minder vaak onderbroken door rinkelende telefoons en patiënten weten wanneer zij worden teruggebeld. Dat zorgt voor meer rust, overzicht en regie binnen de praktijk.
Met Aurora teleQ kun je onder andere:
- terugbelmomenten aanbieden die aansluiten op de beschikbare capaciteit;
- telefonische piekmomenten beter over de dag verdelen;
- patiënten duidelijkheid geven over wanneer zij worden teruggebeld;
- spoedoproepen en andere gesprekken via verschillende gespreksstromen afhandelen;
- telefonie beter laten aansluiten op de planning en werkwijze van je praktijk.
LanTel is geregistreerd partner van Aurora Innovation en helpt huisartsenpraktijken met zowel Aurora teleQ als de telefonie eromheen. Daardoor kunnen we de inrichting afstemmen op jullie bereikbaarheid, werkprocessen en gewenste patiëntcontact.
Hoe werkt Aurora teleQ?
Met Aurora teleQ bepaal je zelf hoe en wanneer verschillende soorten telefoongesprekken binnen de praktijk worden afgehandeld. Patiënten kunnen bijvoorbeeld kiezen voor een terugbelmoment, terwijl spoedoproepen direct volgens een aparte gespreksroute worden behandeld.
In onderstaande video laat Paulien, onze digitale medewerkster, zien hoe Aurora teleQ in grote lijnen werkt.
TeleQ in het kort
1. De patiënt belt de praktijk
Via het keuzemenu geeft de patiënt aan waarvoor hij contact opneemt, bijvoorbeeld voor spoed, een afspraak, uitslag of herhaalrecept.
2. TeleQ bepaalt de juiste gespreksroute
Op basis van de inrichting van de praktijk bepaalt teleQ wat er gebeurt. Spoed kan direct worden doorgezet, terwijl voor andere vragen een terugbelmoment wordt aangeboden.
3. De patiënt kiest een terugbelmoment
De patiënt kiest uit beschikbare terugbelmomenten die zijn afgestemd op de capaciteit en dagplanning van de praktijk. Zo weet de patiënt precies wanneer hij wordt teruggebeld.
4. De assistente handelt het terugbelverzoek af
De terugbelafspraak verschijnt op het afgesproken moment als taak bij de assistente. Zo kunnen gesprekken gestructureerd en volgens de planning worden afgehandeld.
Wat kun je met Aurora teleQ?
Aurora teleQ biedt meer mogelijkheden dan alleen het plannen van terugbelafspraken. Je kunt het patiëntcontact afstemmen op de werkwijze en capaciteit van jouw praktijk. Hieronder vind je acht belangrijke functionaliteiten die helpen om gesprekken slimmer te organiseren en patiënten op verschillende manieren te ondersteunen.
-
Verschillende gespreksstromen inrichten
Via het keuzemenu kun je verschillende contactredenen ieder een eigen route geven. Een spoedoproep kan bijvoorbeeld direct worden doorgeschakeld, terwijl je voor een uitslag een terugbelmoment aanbiedt. Zo bepaal je per type vraag hoe en wanneer deze binnen de praktijk wordt afgehandeld.
-
Voicemail Plus en transcriptie
Met Voicemail Plus kunnen patiënten bijvoorbeeld een afspraak annuleren of informatie voor een herhaalrecept inspreken. Je kunt vooraf aanvullende gegevens uitvragen, zoals een geboortedatum. Met transcriptie wordt het gesproken bericht vervolgens automatisch omgezet naar tekst, zodat de assistente het sneller kan verwerken.
-
Online een terugbelafspraak plannen
Via Webtoegang kunnen patiënten ook zonder te bellen contact opnemen met de praktijk. Je kunt bijvoorbeeld een formulier op de website plaatsen waarmee een patiënt een terugbelafspraak plant en aanvullende informatie doorgeeft. Het verzoek verschijnt vervolgens als taak in teleQ en kan volgens de planning worden afgehandeld.
-
Webbased werken, ook vanuit huis
Aurora teleQ is webbased en via een browser te gebruiken. Hierdoor zijn medewerkers niet gebonden aan één vaste werkplek. Wanneer ook de telefonieomgeving hiervoor is ingericht, kan een assistente bijvoorbeeld vanuit huis ondersteunen bij drukte of werkzaamheden uitvoeren voor meerdere locaties binnen een organisatie.
-
Patiënten informeren via SMS
Vanuit teleQ kun je patiënten een SMS sturen, bijvoorbeeld ter bevestiging van een terugbelafspraak of als opvolging van een contactmoment. Ook kun je werken met vooraf ingestelde berichten. Zo geef je patiënten snel aanvullende informatie zonder dat daarvoor opnieuw een telefonisch gesprek nodig is.
-
Inzicht met teleQ-rapportages
Met de rapportages van teleQ krijg je inzicht in het telefonische verkeer binnen de praktijk. Je ziet bijvoorbeeld wanneer piekmomenten ontstaan, hoe lang patiënten wachten en hoe terugbelverzoeken worden afgehandeld. Deze informatie helpt je om de beschikbare capaciteit en bereikbaarheid verder te optimaliseren.
-
Ondersteuning voor meerdere talen
Aurora teleQ ondersteunt meerdere talen binnen de telefonische dienstverlening. Hierdoor kun je ook patiënten die minder goed Nederlands spreken duidelijk door het keuzemenu en de verschillende contactmogelijkheden begeleiden. Dat maakt de telefonische bereikbaarheid toegankelijker voor een bredere groep patiënten binnen jouw praktijk.
-
Bestanden delen tijdens een gesprek
Via teleQ kun je tijdens een gesprek veilig bestanden uitwisselen met een patiënt. Denk aan foto's, documenten of andere relevante informatie. De patiënt ontvangt hiervoor een beveiligde link en kan het bestand via de browser bekijken of zelf informatie delen. Zo combineer je telefonisch contact eenvoudig met aanvullende informatie.
Wat maakt teleQ anders dan andere terugbelsystemen?
Bij veel terugbelsystemen blijven oproepen gewoon binnenkomen. Pas wanneer de wachttijd oploopt, krijgt een patiënt de mogelijkheid om een terugbelverzoek achter te laten. Vaak gebeurt dat binnen een ruim tijdsblok, bijvoorbeeld: “Je wordt tussen 14.00 en 16.00 uur teruggebeld.” Voor de patiënt betekent dit dat hij alsnog langere tijd rekening moet houden met een telefoontje en niet precies weet waar hij aan toe is.
Aurora teleQ werkt anders. De praktijk richt vooraf vaste terugbelmomenten in, afgestemd op de beschikbare capaciteit. De patiënt krijgt daardoor een concreet tijdstip waarop hij wordt teruggebeld. Deze belafspraak verschijnt vervolgens als taak bij de assistente, waardoor het afgesproken tijdstip ook daadwerkelijk onderdeel is van de werkplanning.
Dat geeft zowel de patiënt als de assistente meer duidelijkheid en voorspelbaarheid. Bovendien kun je de beschikbare capaciteit aanpassen aan de bezetting van die dag en bepaalde soorten vragen bewust op specifieke momenten laten afhandelen. Het verschil zit dus niet alleen in terugbellen, maar vooral in het plannen, verdelen en sturen van het telefoonverkeer.
Hoe ervaren huisartsen teleQ in de praktijk?
Bij Zijper Huisartsen Sint Maartensbrug levert teleQ wekelijks uren tijdwinst op. Bij MC Driebergen zorgt teleQ voor meer rust en regie over de belmomenten.
Koppel teleQ met andere systemen in de huisartsenpraktijk
Aurora teleQ kan worden gekoppeld met andere systemen die je in de huisartsenpraktijk gebruikt. Zo komen telefonie, terugbelafspraken en patiëntinformatie samen in één werkwijze. Denk aan digitale triage via MINDD of een koppeling met vrijwel ieder HIS-pakket.
-
MINDD: digitale triage en terugbellen combineren
Met de koppeling tussen MINDD en teleQ combineer je digitale triage met een geplande terugbelafspraak. De patiënt doorloopt de triage en kiest vervolgens een terugbelmoment. De antwoorden en urgentiebepaling uit MINDD worden samen met de belafspraak als taak in teleQ weergegeven. De assistente ziet waarvoor de patiënt contact opneemt en kan goed voorbereid terugbellen. Lees meer over de koppeling tussen MINDD en teleQ.
-
HIS-koppeling: direct de juiste patiëntgegevens
TeleQ kan samen met onze telefonieoplossing worden gekoppeld met vrijwel ieder HIS-pakket. Bij inkomende gesprekken worden patiënten op basis van het telefoonnummer herkend. Zijn meerdere patiënten binnen een woonverband aan hetzelfde nummer gekoppeld, dan kiest de assistente eenvoudig de juiste patiënt. Belt zij vanuit een teleQ-taak terug, dan wordt direct de juiste patiëntkaart geopend. Lees meer over onze HIS-koppeling voor huisartsen.
Laat je informeren
Ben je geïnteresseerd
Ben je geïnteresseerd
of wil je een demo van Aurora teleQ op locatie?
Telefonie en teleQ voor de eerstelijnszorg
In ons gratis Ebook: Telefonie voor huisartsen, zorgcentra en zorggroepen vertellen wij je alles over onze telefonieoplossing voor de eerstelijnszorg. We belichten speciale functionaliteiten, uiteraard komt Aurora teleQ aan bod en delen we verschillende klantverhalen met je. Vul je contactgegevens in en je ontvangt hem direct je mailbox.
TeleQ en telefonie bij één leverancier
LanTel levert zowel Aurora teleQ als de telefonieoplossing eromheen. Daardoor kunnen we beide onderdelen als één geheel inrichten en afstemmen op de werkwijze en bereikbaarheid van jouw praktijk.
Ook voor beheer en ondersteuning heb je één aanspreekpunt. Bij vragen, wijzigingen of storingen hoef je niet zelf uit te zoeken of het probleem bij teleQ of de telefonie ligt. Als geregistreerd partner van Aurora Innovation ondersteunen we beide onderdelen.
Van inventarisatie en inrichting tot implementatie en support werken we volgens een vaste aanpak. Lees meer over onze werkwijze voor een goede telefonische bereikbaarheid.
Veelgestelde vragen over Aurora teleQ
Is Aurora teleQ een telefoniesysteem?
Aurora teleQ is geen traditioneel telefoonsysteem, maar een communicatieplatform dat samenwerkt met je telefonieomgeving. LanTel levert en configureert zowel teleQ als de telefonie, waardoor beide onderdelen als één oplossing samenwerken voor het inkomende en uitgaande patiëntcontact.
Voor welke zorgorganisaties is Aurora teleQ geschikt?
Aurora teleQ is geschikt voor kleine en grote zorgorganisaties die hun patiëntcontact beter willen organiseren. Denk aan huisartsenpraktijken, gezondheidscentra, zorggroepen en andere organisaties binnen de eerstelijnszorg. De inrichting en beschikbare capaciteit kunnen worden afgestemd op de werkwijze van de organisatie.
Hoe werkt teleQ bij spoedoproepen?
Spoedoproepen hoeven niet via een terugbelafspraak te verlopen. Je kunt hiervoor een aparte gespreksroute inrichten, zodat een patiënt met een spoedvraag direct wordt doorverbonden. Andere contactredenen kunnen tegelijkertijd via geplande terugbelmomenten of een andere gewenste route worden afgehandeld.
Kan Aurora teleQ gekoppeld worden aan ons HIS?
Ja. teleQ kan samen met onze telefonieoplossing worden gekoppeld met vrijwel ieder HIS-pakket. Hierdoor kunnen patiëntgegevens direct beschikbaar komen bij inkomende en uitgaande gesprekken. Ook woonverbanden worden herkend, zodat de assistente eenvoudig de juiste patiënt kan selecteren
Wat kost Aurora teleQ?
De kosten van Aurora teleQ zijn afhankelijk van de omvang van je organisatie, gewenste functionaliteiten, inrichting en eventuele koppelingen. Ook de telefonieomgeving speelt hierbij een rol. Daarom maken we op basis van jouw situatie een voorstel, zodat je vooraf duidelijk weet welke oplossing en kosten daarbij horen.
Hoe verloopt de implementatie van Aurora teleQ?
We beginnen met het inventariseren van je huidige bereikbaarheid, werkprocessen en wensen. Vervolgens richten en testen we teleQ en de telefonie voordat de oplossing in gebruik wordt genomen. Ook begeleiden we medewerkers bij de overstap en zorgen we dat de inrichting goed aansluit op de dagelijkse praktijk.
Kunnen meerdere assistentes tegelijk met teleQ werken?
Ja. Aurora teleQ is schaalbaar en geschikt voor meerdere gebruikers binnen dezelfde omgeving. Terugbelverzoeken en andere patiëntcontacten worden als taken aangeboden, waarna medewerkers deze gestructureerd kunnen afhandelen. De inrichting kan worden afgestemd op het aantal assistentes, teams, locaties en de werkwijze van je organisatie.
Kan ik een demo van Aurora teleQ krijgen?
Ja. We kunnen Aurora teleQ tijdens een vrijblijvende demo laten zien en uitleggen hoe de oplossing binnen jouw praktijk kan worden ingericht. Daarbij kijken we direct naar je huidige telefonische bereikbaarheid, werkprocessen en eventuele koppelingen, zodat de demonstratie aansluit op jouw situat
Afspraak maken
Wij zijn van maandag t/m vrijdag
van 08:00 tot 17:00 bereikbaar
via telefoonnummer 078 – 630 55 55
of mail naar info@lantel.nl
Dudokplein 222
3315 KH Dordrecht
KVK: 24342138
Volg ons
