Verwerkersovereenkomst LanTel B.V.

1.1 De begrippen die in deze Verwerkersvoorwaarden worden gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) hebben de betekenis die daaraan in de AVG is toegekend.

1.2 Bij de verwerking van Persoonsgegevens kan de Klant worden aangemerkt als Verwerkingsverantwoordelijke, of indien de Klant de Persoonsgegevens ten behoeve van een derde partij verwerkt als Verwerker. LanTel vervult (afhankelijk van de hoedanigheid waarin de Klant de Persoonsgegevens verwerkt) de rol van Verwerker of subverwerker.

1.3 1.3 In geval de situatie zoals beschreven in lid 2 van dit artikel 1 toepasselijk is, zijn op die verhouding met LanTel uitsluitend deze Verwerkersvoorwaarden toepasselijk, onder terzijdestelling van enige voorwaarden van de Klant, welke Verwerkersvoorwaarden door de Klant zijn aanvaard bij de digitale aanvaarding van de offerte van LanTel.

2.1 LanTel verbindt zich ertoe om onder de voorwaarden opgenomen in de Overeenkomst in opdracht van de Klant Persoonsgegevens te verwerken. De verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van het uitvoeren van de Overeenkomst, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.

2.2 LanTel zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Klant is vastgesteld. Klant zal LanTel op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersvoorwaarden zijn genoemd. In de Overeenkomst is vastgelegd om welke categorieën van betrokkenen en Persoonsgegevens het gaat.

2.3 LanTel heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens. LanTel neemt geen beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de Persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van Persoonsgegevens.

3.1 Ten aanzien van de in artikel 2 genoemde verwerkingen zal LanTel zorgdragen voor de naleving van de voorwaarden die, op grond van de AVG, worden gesteld aan het verwerken van Persoonsgegevens.

3.2 LanTel zal Persoonsgegevens verwerken die door of namens de Klant aan LanTel zullen worden aangeleverd

3.3 LanTel zal Klant, op diens verzoek daartoe en binnen een redelijke termijn, informeren over de genomen maatregelen aangaande zijn verplichtingen onder deze Verwerkersvoorwaarden.

3.4 De verplichtingen van LanTel die uit deze Verwerkersvoorwaarden voortvloeien, gelden ook voor degenen die Persoonsgegevens verwerken onder het gezag van LanTel.

3.5 LanTel zal de Klant in beginsel in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van de Klant in strijd is met relevante privacywet- en regelgeving.

3.6 LanTel zal de Klant de noodzakelijke medewerking verlenen wanneer er in het kader van de verwerking een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, of voorafgaande raadpleging van de toezichthouder, noodzakelijk mocht zijn.

4.1 LanTel mag de Persoonsgegevens verwerken in landen binnen en buiten de Europese Unie, met inachtneming van de relevante wet- en regelgeving.

4.2 LanTel zal de Klant, op diens verzoek daartoe, melden om welk land of landen het gaat.

5.1 Partijen zullen zorgdragen voor de naleving van toepasselijke privacywet- en regelgeving.

5.2 De toegestane verwerkingen zullen door LanTel worden uitgevoerd binnen een (semi-)geautomatiseerde omgeving.

5.3 LanTel is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de Persoonsgegevens onder deze Verwerkersvoorwaarden, overeenkomstig de instructies van de Klant en onder de uitdrukkelijke (eind)verantwoordelijkheid van de Klant. Voor alle overige verwerkingen van Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen maar niet beperkt tot de verzameling van de Persoonsgegevens door de Klant, verwerkingen voor doeleinden die niet door de Klant aan LanTel zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is LanTel niet verantwoordelijk. De verantwoordelijkheid voor deze verwerkingen rust uitsluitend bij de Klant.

5.4 De Klant staat ervoor in dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot verwerkingen van Persoonsgegevens, zoals bedoeld in de Verwerkersovereenkomst voortvloeiend uit de Overeenkomst, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op enig recht van derden.

5.5 De Klant is aansprakelijk voor de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Overeenkomst en garandeert dat de opdracht tot verwerking van die Persoonsgegevens in overeenstemming is met alle toepasselijke wet- en regelgeving. De Klant vrijwaart LanTel tegen alle aanspraken van derden, in het bijzonder van de toezichthouder, welke op enigerlei wijze voortvloeien uit het niet naleven van deze garantie.

6.1 De Klant verleent LanTel hierbij toestemming om bij de verwerking derden (subverwerkers) in te schakelen.

6.2 6.2 Op verzoek van de Klant zal LanTel de Klant vooraf informeren over de door haar ingeschakelde subverwerkers. De Klant heeft het recht om bezwaar te maken tegen het inschakelen van een subverwerker. Dit bezwaar dient schriftelijk binnen twee weken te worden ingediend. Bij gebreke van ontvangst van een bezwaar binnen deze periode, wordt de Klant geacht geen bezwaar te hebben jegens de subverwerker.

6.3 LanTel zorgt er onvoorwaardelijk voor dat deze derden schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen de Klant en LanTel zijn overeengekomen. LanTel staat in voor een correcte naleving van deze plichten door deze derden.

7.1 LanTel zal zich inspannen passende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van Persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). Zij doet dit door toepassing van onder andere de onderstaande maatregelen:

A. Organisatorische maatregelen

• Het sluiten van een verwerkersovereenkomst
• De medewerkers zijn geïnstrueerd, zijn gebonden aan geheimhouding en meldingsplichtig binnen de organisatie
• Er is een procedure voor datalekken (melding binnen 72 uur)
• Er is een beleid voor subverwerkers

B. Technische beveiligingsmaatregelen

• Toegangsbeveiliging (rollen, rechten, MFA)
• Logging en monitoring
• Versleuteling (data at rest / in transit)
• Back-ups en herstelprocedures
• Patch- en updatebeleid

C. Privacy & AVG-compliance

• Gegevens worden alleen verwerkt voor afgesproken doeleinden
• Gegevens worden niet langer bewaard dan toegestaan
• LanTel werkt mee aan:
  • inzageverzoeken
  • verwijderverzoeken
  • correctieverzoeken
• Gegevens worden correct verwijderd of geretourneerd bij einde overeenkomst

D. Subverwerkers

• Subverwerkers zijn vastgelegd in een bijlage bij deze verwerkersovereenkomst
• Er zijn verwerkersovereenkomsten gesloten met die subverwerkers
• Er worden passende waarborgen gebruikt
• De afhandeling van de telecommunicatie wordt door telecomproviders uitgevoerd waarbij LanTel niet of nauwelijks toegang heeft tot de inhoud van het verkeer

7.2 LanTel staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is nu dit in het huidige tijdsgewricht niet te garanderen is. LanTel zal zich inspannen om de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de Persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, passend is.

7.3 De Klant stelt enkel Persoonsgegevens ter verwerking aan LanTel ter beschikking, indien de Klant zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. De Klant is verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen afgesproken maatregelen.

7.4 De Klant erkent kennis te hebben genomen van de betreffende maatregelen en gaat akkoord met de door LanTel genomen maatregelen.

8.1 In het geval van een beveiligingslek en/of een datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwekte gegevens) zal LanTel, zich naar beste kunnen inspannen om de Klant daarover zo snel mogelijk te informeren naar aanleiding waarvan de Klant beoordeelt of zij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokkenen zal informeren of niet. LanTel spant zich naar beste kunnen in om de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat te maken.

8.2 Indien de wet- en/of regelgeving dit vereist zal LanTel meewerken aan het informeren van de ter zake relevante autoriteiten en eventueel betrokkenen. De Klant is verantwoordelijk voor het melden naar de relevante autoriteiten.

8.3 De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest, alsmede:

• Wat de (vermeende) oorzaak is van het lek;
• Wat is het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg;
• Wat is de (voorgestelde) oplossing;
• Wat de reeds ondernomen maatregelen zijn;
• Contactgegevens voor de opvolging van de melding;
• Wie geïnformeerd is (zoals betrokkene zelf, Klant, toezichthouder).

9.1 In het geval dat een betrokkene een verzoek over zijn persoonsgegevens richt aan LanTel, zal LanTel het verzoek doorsturen aan de Klant en de betrokkene hiervan op de hoogte stellen. De Klant zal het verzoek vervolgens verder zelfstandig afhandelen. Indien blijkt dat de Klant hulp benodigd heeft van LanTel voor de uitvoering van een verzoek van een betrokkene, zal LanTel hieraan meewerken en kan LanTel hiervoor kosten in rekening brengen.

10.1 De Klant heeft het recht om audits uit te laten voeren door, bij voorkeur, een onafhankelijke deskundige die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten opgenomen in deze Verwerkersvoorwaarden.

10.2 Deze audit vindt bij voorkeur plaats nadat de Klant de bij LanTel aanwezige soortgelijke auditrapportages heeft opgevraagd, beoordeeld en redelijke argumenten aanbrengt die een door Klant geïnitieerde audit alsnog rechtvaardigen. Een dergelijke audit wordt gerechtvaardigd wanneer de bij LanTel aanwezige soortgelijke auditrapportages, die als onafhankelijke en deskundige partij onder andere de onderdelen uit artikel 7 controleert, geen of onvoldoende uitsluitsel geven over het naleven van deze Verwerkersvoorwaarden door LanTel. De door Klant geïnitieerde audit vindt

10.3 LanTel zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk en binnen een redelijke termijn, waarbij een termijn van maximaal twee weken redelijk is tenzij een spoedeisend belang zich hiertegen verzet, ter beschikking stellen.

10.4 De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.

10.5 De redelijke kosten voor de audit worden door de Klant gedragen, waarbij de kosten voor de door de Klant in te huren deskundige altijd door de Klant zullen worden gedragen.

11.1. Ten aanzien van de aansprakelijkheid van LanTel onder deze Verwerkersvoorwaarden alsmede ten aanzien van de in de Verwerkersvoorwaarden opgenomen vrijwaringsverplichtingen voor LanTel, geldt onverkort de in artikel 19 van de Overeenkomst opgenomen regeling inzake de beperking van aansprakelijkheid.

11.2. Onverminderd artikel 11.1 van deze Verwerkersvoorwaarden, is LanTel slechts aansprakelijk voor de schade die door verwerking is veroorzaakt wanneer bij deze verwerking niet is voldaan aan specifiek tot LanTel gerichte verplichtingen van de AVG of indien in strijd met de rechtmatige instructies van de Klant is gehandeld.

12.1 De Verwerkersvoorwaarden zijn aangegaan voor de duur zoals bepaald in de Overeenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.

12.2 De Verwerkersvoorwaarden kunnen tussentijds niet worden opgezegd.

12.3 Partijen kunnen de Verwerkersvoorwaarden alleen wijzigen met wederzijdse schriftelijke instemming.

Na beëindiging van de Overeenkomst vernietigt LanTel alle van de Klant ontvangen Persoonsgegevens onverwijld, tenzij Partijen schriftelijk anders overeenkomen of er een bewaarverplichting is op basis van wet- en regelgeving. Na vernietiging van alle van de Klant ontvangen Persoonsgegevens vervallen de Verwerkersvoorwaarden.