Zermelo koppelen aan Teams Telefonie

Een groen bolletje betekent niet altijd dat iemand beschikbaar is

Geschreven door:
Jan van Tongeren

De koppeling tussen Zermelo, RoosterSync en de Outlook-agenda die ik in dit blog bespreek, is specifiek bedoeld voor scholen die gebruikmaken van, of van plan zijn om gebruik te maken van, Teams Telefonie

Zermelo weet wanneer de docent lesgeeft

Zermelo wordt door veel scholen gebruikt voor het maken en beheren van roosters. Daar staat dus precies in wanneer een docent lesgeeft. Microsoft Teams en Outlook zijn juist de omgevingen waarin collega’s dagelijks samenwerken, afspraken plannen en elkaar proberen te bereiken. De informatie is er dus al, alleen staat die standaard op verschillende plekken.

Roostersync brengt die werelden bij elkaar. Het lesrooster uit Zermelo wordt automatisch gesynchroniseerd met de primaire agenda in Outlook. Daardoor hoeft een docent zijn lessen niet handmatig in de agenda te zetten en hoeft de receptie niet apart in Zermelo te kijken om te bepalen of iemand beschikbaar is.

Voor mij is dit precies het soort koppeling waar moderne telefonie in het onderwijs om draait. Telefonie staat niet meer los van de rest van je ICT-omgeving. Juist door systemen slim met elkaar te laten samenwerken, voorkom je handelingen waar medewerkers iedere dag opnieuw tijd aan kwijt zijn.

Van lesrooster naar bereikbaarheid in Teams

Hier wordt de koppeling interessant voor Teams Telefonie. RoosterSync haalt het lesrooster uit Zermelo en synchroniseert dit met de primaire Outlook-agenda van de docent.

In Outlook kun je aan een afspraak verschillende beschikbaarheid statussen koppelen. Voor lessen kan standaard de status Niet storen worden gebruikt. Dat is binnen Teams Telefonie de enige status waarbij een inkomende oproep niet overgaat. De docent kan dus nog steeds gebeld worden, maar wordt tijdens de les niet gestoord door een overgaande oproep. Met de juiste instellingen kan zo’n oproep bijvoorbeeld direct naar de voicemail van de docent worden doorgestuurd.

Geeft een docent bijvoorbeeld van 10.00 tot 10.50 uur les, dan kan die les automatisch met de status Niet storen in Outlook worden gezet. De bereikbaarheid sluit daarmee automatisch aan op het lesrooster, zonder dat de docent dit voor ieder lesuur zelf hoeft in te stellen.
Ook voor de receptie of backoffice geeft dit meer duidelijkheid. Zij zien binnen Teams direct dat een docent niet beschikbaar is en hoeven daarvoor niet apart het rooster in Zermelo te controleren.

Wil je meer weten over hoe wij bereikbaarheid binnen het onderwijs organiseren? Lees dan meer over onze telefonie voor scholen en onderwijsinstellingen.

Een praktisch voorbeeld uit de schooldag

Stel: een ouder belt om 10.15 uur naar school en vraagt naar een docent. In Zermelo staat dat deze docent van 10.00 tot 10.50 uur lesgeeft. Via Roostersync staat die les ook in de primaire Outlook-agenda. De beschikbaarheid in Teams wordt daarop afgestemd.

Voor de receptie is direct duidelijk dat doorverbinden op dat moment weinig zin heeft. De medewerker kan de ouder meteen vertellen dat de docent lesgeeft, een terugbelverzoek noteren of het gesprek volgens de ingestelde telefonieroute naar voicemail laten gaan. Geen extra zoekwerk, geen docent die tijdens de les wordt gestoord en vooral: een duidelijker antwoord aan de beller.

Dit soort kleine verbeteringen lijken misschien niet spectaculair. Maar als je ze optelt over meerdere locaties, honderden medewerkers en een volledig schooljaar, dan zit daar veel winst in. Minder onderbrekingen, minder handmatige controles en meer rust voor zowel docenten als de medewerkers die de telefonie afhandelen.

Wat levert de koppeling op?

• Beter inzicht in de werkelijke beschikbaarheid van docenten, omdat het lesrooster wordt meegenomen.
• Minder onnodig doorverbinden naar medewerkers die op dat moment voor de klas staan.
• Minder handmatig beheer, omdat lessen automatisch in de primaire Outlook-agenda worden bijgewerkt.
• Meer rust tijdens de les, doordat telefonische bereikbaarheid kan aansluiten op het rooster.
• Een betere ervaring voor receptie en backoffice, omdat zij sneller kunnen bepalen wat een logische vervolgstap is.
• Meer waarde uit Microsoft 365 en Teams Telefonie, doordat bestaande informatie uit andere onderwijssystemen actief wordt gebruikt.

Die manier van denken sluit aan op wat ik vaker schrijf over waarom telefonie in het onderwijs méér is dan alleen bellen. De grootste winst zit vaak niet in de telefoonfunctie zelf, maar in de koppelingen daaromheen.

Voor de ICT’er die meer wil weten

De gebruikerservaring moet eenvoudig zijn, maar achter zo’n koppeling moet het technisch natuurlijk wel goed geregeld zijn. Roostersync synchroniseert het rooster vanuit onder andere Zermelo naar Microsoft 365. De koppeling is near realtime: Roostersync controleert iedere vijf minuten of er wijzigingen zijn.

Daarna worden agenda’s via een wachtrijsysteem verwerkt. Volgens Roostersync kan de omgeving ongeveer 800 agenda’s per minuut synchroniseren. Dat is relevant voor scholengroepen met veel medewerkers: een roosterwijziging hoeft niet handmatig door tientallen of honderden agenda’s heen te worden verwerkt.

De technische inrichting bestaat in hoofdlijnen uit twee koppelingen:

• Zermelo: de koppeling met Zermelo wordt gemaakt via een API-token.
• Microsoft 365: aan Microsoft-zijde wordt gewerkt met een appregistratie en certificaatauthenticatie, waarbij het certificaat in Azure Key Vault wordt beheerd.

Ook op het gebied van gegevensverwerking is de oplossing bewust beperkt ingericht. Roostersync draait volledig in een eigen cloudomgeving in Nederlandse datacenters. Er worden volgens Roostersync geen rooster- of agenda-inhoudelijke gegevens opgeslagen. Alleen loggegevens die nodig zijn om problemen te kunnen detecteren worden tijdelijk bewaard, zoals e-mailadres, roostercode en het aantal toegevoegde of verwijderde lessen. Deze logs worden na 30 dagen automatisch en onherroepelijk verwijderd.

Voor een ICT-afdeling is dat een belangrijk uitgangspunt: je voegt een integratie toe, maar wilt voorkomen dat er onnodig een extra databron ontstaat waar onderwijsgegevens langdurig worden opgeslagen.

Kijk je breder naar informatiebeveiliging en telefonie? Lees dan ook mijn blog over het Normenkader IBP en telefonie.

Slimme integraties maken Teams Telefonie interessanter voor scholen

Teams Telefonie wordt voor scholen vooral interessant wanneer je verder kijkt dan alleen bellen en gebeld worden. Een telefonieomgeving wordt veel waardevoller als deze informatie uit bestaande onderwijsapplicaties kan gebruiken.

We doen dat bijvoorbeeld ook met onze Magister en Somtoday koppeling, waarbij leerlinginformatie tijdens een inkomend gesprek direct beschikbaar kan zijn. De koppeling met Zermelo en Roostersync pakt een ander proces aan: niet wie er belt, maar of degene naar wie je wilt doorverbinden op dat moment daadwerkelijk beschikbaar is.

Voor scholen vind ik dat een logische ontwikkeling. Zermelo, Outlook en Teams worden al gebruikt. Door die systemen goed met elkaar te verbinden hoef je medewerkers niet opnieuw een extra applicatie of werkwijze aan te leren. Je gebruikt de informatie die er al is en laat de techniek het werk doen.

Ook financieel kan Teams Telefonie voor het onderwijs interessant zijn. In mijn blog over de kosten van bellen via Teams leg ik onder andere uit hoe licenties en Shared Calling binnen het onderwijs kunnen worden ingezet.

Wil je weten wat dit voor jouw school betekent?

Werk je met Zermelo, Microsoft 365 en Teams en wil je weten hoe je het lesrooster kunt gebruiken om de telefonische bereikbaarheid slimmer te regelen? Dan denk ik graag met je mee. We kunnen samen kijken naar jullie huidige telefonieomgeving, de manier waarop de receptie of backoffice gesprekken afhandelt en waar een koppeling zoals deze praktisch voordeel oplevert.

Je kunt mij rechtstreeks bellen op 078 630 55 53 of mailen naar j.vantongeren@lantel.nl. Dan plannen we een afspraak in en laat ik je graag zien welke mogelijkheden er zijn.