Een softphone is afgeleid van ‘software telefoon’. Het is een software matige telefoon in de vorm van een applicatie die je installeert op je mobiele telefoon, PC of laptop. Met een softphone app kan je gebeld worden op je vaste én op je mobiele nummer. Dat is natuurlijk handig wanneer je voor je werk van beide gebruik maakt.
Met een softphone kan je net zoals bij een mobiele telefoon met een toetsenbord telefoonnummers intoetsen. Je belt dan met je vaste óf mobiele nummer naar buiten. Dit is afhankelijk van hoe je het hebt laten inregelen.
Geschreven door:
Peter Krijgsman
Hoe werkt een softphone app?
Wil je een softphone toepassen binnen jouw organisatie dan heb je een hosted telefonie oplossing nodig. Daarmee heb je een telefoniecentrale in de cloud waarmee je belt via het internet. Het zogeheten VoIP bellen. Hier lees je meer over in ons blog ‘Wat is VoIP bellen?’.
Een softphone app werkt eigenlijk gewoon hetzelfde als een vast IP-telefoontoestel. Je spraak wordt via de microfoon van je PC, laptop of mobiel verpakt in kleine datapakketjes. Deze pakketjes worden verzonden naar degene met wie jij aan het bellen bent. Een goede internetverbinding met voldoende bandbreedte is belangrijk voor een hoge spraakkwaliteit. Hier in Nederland hoeven wij ons daar niet over druk te maken.
Een headset werkt fijner
Wanneer je gebruik maakt van een software telefoon op je PC of laptop is het gebruik van een headset de standaard. Bij een PC vaak zelfs nodig. Het werkt fijner en de kwaliteit van je spraak en het gehoor is beter. Een headset sluit je gewoon aan op je PC of laptop met een kabeltje of draadloos via bluetooth.
Met softphones geen (dure) vaste telefoontoestellen meer
Een groot voordeel van de softphone is dat je geen vaste toestellen nodig hebt. Dat scheelt in kosten. Start je een onderneming? Dan is een combinatie van softphones en vast mobiel integratie een interessante telefonieoplossing. Hier vertellen we zo meer over.
Wanneer je overstapt van een vaste telefooncentrale op locatie naar cloud telefonie dien je nieuwe telefoontoestellen aan te schaffen. Het is dan raadzaam om te kijken welke medewerker een vast toestel nodig heeft en wie goed kan werken met een softphone. Met je softphone kan je namelijk ook gesprekken doorverbinden, doorschakelen en gesprekken in de wachtstand zetten.
Voordelen van een softphone app
Omdat softphones softwarematig zijn kunnen ze door aanbieders makkelijk worden doorontwikkeld. Ze maken steeds vaker onderdeel uit van een Unified Communications oplossing. Zo blijft het niet bij het behoud van de genoemde basis functionaliteiten en het bereikbaar zijn op je vaste en mobiele nummer. De meeste softphone apps beschikken ook over:
- Videobellen – Steeds meer softphones ondersteunen videobellen, dat maakt het contact weer een stuk persoonlijker.
- Chat functie – Je kan zien of je collega wel of niet in gesprek is. Is hij/zij in gesprek, stuur direct een chat bericht of ze je terug willen bellen.
- Delen van bestanden – Tijdens het gesprek kan je met je gesprekspartner bestanden delen zodat je die samen kan bespreken.
Nog een pluspunt: softphones zijn duurzaam
Vaste toestellen zijn in principe niet meer nodig. Het is niet alleen een investering die niet meer hoeft te maken, het is ook nog eens duurzaam. Na afschrijving verdwijnen telefoontoestellen met hun plastic en elektronica terug in het milieu. Om je werk uit te voeren heb je sowieso een laptop of PC nodig. Deze kan je met een softphone direct gebruiken als telefoon. Duurzaamheid is gelijk een goede reden om zo veel mogelijk gebruik te maken van softphones.
Softphones en vast mobiel integratie
Met telefonie in de cloud ben je overal bereikbaar. Vaste toestellen blijven bestaan maar veel organisaties zijn geschikt om alleen gebruik te maken van softphones en vast mobiel integratie. Dit houdt in dat iedereen bereikbaar is op een softphone en wanneer je laptop uitstaat, omdat je bijvoorbeeld onderweg bent, dan ben telefonisch bereikbaar op je mobiel. Dit kan allemaal geregeld worden met vaste telefoonnummers. Zo behoud je als bedrijf een professionele uitstraling.
Ideaal voor het thuiswerken
Je kan zelf, na het lezen van dit blog, wel invullen dat softphones ideaal zijn voor mensen die flexibel werken, veel onderweg zijn of thuiswerken. Je medewerkers installeren een software telefoon en zijn vervolgens optimaal bereikbaar.
Zeker nu in de tijd van de coronacrisis zijn software telefoons een snelle en makkelijke oplossing voor het thuiswerken. Ze zijn in onze optiek een belangrijk onderdeel als het gaat om communicatie in de toekomst.
Integreer telefonie met Microsoft Teams
Veel organisaties zijn gebruik gaan maken van Microsoft Teams. Door het vele thuiswerken tijdens corona kwam dit in een stroomversnelling. Wanneer je thuiswerkt maak je gebruik van verschillende applicaties om te communiceren met interne en externe contacten. Zo kan je naast je MS Teams een softphone hebben draaien. Maar wist je dat het ook mogelijk is met je vaste nummer te bellen via Microsoft Teams? Wij hebben een integratie die dit mogelijk maakt. Of je nu telefonisch in gesprek bent of in een meeting via Teams zit, je collega’s zien direct dat je in gesprek bent.
Wil jij gebruik maken van softphones?
Wij adviseren je graag hoe je nu softphones optimaal kan inzetten voor jouw organisatie én in de toekomst. Wil jij weten hoe we dit voor je regelen en/of ben je geïnteresseerd in bellen via internet? Neem dan direct contact met ons op via 078-630555 óf vul onderstaand formulier in. Dan nemen wij binnen één werkdag contact met je op.
