Je hoort de term Unified Communications vaak voorbijkomen. De reden dat je dit blog leest is waarschijnlijk omdat je een antwoord op de volgende vraag wilt hebben: ‘Wat is Unified Communications?’. Door het vele thuiswerken ben je als organisatie naar verschillende Unified Communications mogelijkheden gaan kijken. Zo was daar ineens Microsoft Teams, Zoom of ben je gebruik gaan maken van een softphone.
Het zijn allemaal dingen die vallen onder Unified Communictions. Maar wat is Unified Communications nu precies? Wij gaan het je in dit blog uitleggen en geven je verschillende voorbeelden. De term is namelijk via verschillende invalshoeken te benaderen.
Geschreven door:
Willem Graste
De term Unified Communications
We hebben het nu over een Engelse term die met een goede Nederlandse vertaling neer komt op ‘verenigde communicatievormen’. Je hebt losse communicatie vormen zoals email, chat, videobellen, vergaderen, faxen en bellen. Met een Unified Communications oplossing worden zoveel mogelijk van deze vormen samengebracht in één applicatie. Maar er is nog geen één oplossing die telecom en IT samenbrengt in een alles omvattende oplossing.
Unified communications op het gebied van Telecom
Unified Commications binnen de telecom is gericht op spraak, beeld en tekst. Dit begon ca. 15 jaar geleden waarbij je PC werd gekoppeld aan je telefonieomgeving. Zo konden functionaliteiten vanaf je computerscherm worden bediend wat veel gebruiksvriendelijker was dan via je vaste telefoon. Op het grotere scherm kan een groter en overzichtelijk ‘telefoonboek’ worden gepresenteerd, had je meer sneltoetsen tot je beschikking, kon je gesprekshistorie overzichtelijker worden weergegeven en was het beluisteren van je voicemail zo eenvoudig dat je ze gewoon direct kon afspelen, pauzeren en terugspoelen.
‘Weg met je vaste telefoon’
In het begin van Unified Communications waren de oplossingen een verlengstuk van je toestel. Met de komst van cloud telefonie zijn de oplossingen gericht op het vervangen van je toestel. Daar schreven wij al eens over in ons blog ‘Wat is een softphone’. Hiermee kan je met je vaste nummer bellen en ben je bereikbaar via je laptop en mobiel. Overal waar je toegang hebt tot het internet ben je bereikbaar. Je kan ermee videobellen, chatten, vergaderen op afstand en tijdens een gesprek een bestand overdragen wat je graag wilt bespreken. Hiermee kan je met zowel je collega’s als externe contacten communiceren. Als het bij jouw organisatie past dan heb je in principe geen vaste toestellen meer nodig om optimaal bereikbaar te zijn.
Unified Communications bekeken door de IT bril
Wanneer we kijken naar Unified Communications op het gebied van IT dan is dit gericht op het delen van data en de samenwerking met collega’s. In onze optiek is het meer gericht op interne communicatie. Een goed voorbeeld hiervan is Microsoft Teams. We werken zelf ook intern met Microsoft teams waardoor we je goede voorbeelden kunnen geven die zijn gebaseerd op onze eigen gebruikservaring.
Met een Unified Communications oplossing op IT-gebied kan je bijvoorbeeld tegelijkertijd werken in bestanden, vergaderen op afstand of een chatgroep starten met je team. Het maakt het mogelijk om samen te werken op afstand met je collega’s. Samenwerken met externe partijen is mogelijk als zij ook gebruik maken van dezelfde oplossing. Dit is vaak niet het geval en is ook niet wenselijk. Met klanten en partners is een andere vorm van communicatie wenselijk, namelijk middels email of telefoon.
Voordelen van Unified Communications
Wat alle Unified Commuications oplossing met elkaar gemeen hebben, zijn de voordelen ervan. Of je het nu van de Telecom of IT kant bekijkt. Ze zijn er allemaal op gericht om de volgende voordelen te behalen.
- Flexibel en virtueel samenwerken
- Locatie-onafhankelijk communiceren
- Productiviteit verhogen
- Directe en indirecte kosten verlagen
- Je bent klaar voor toekomstige ontwikkelingen
Telecom en IT komen steeds dichter tot elkaar
Er zijn genoeg ontwikkelingen waarbij de Unified Communications werelden van Telecom en IT bij elkaar komen. Het beste voorbeeld wat wij daarin kunnen geven is, je raadt het al, Microsoft Teams. Hierin zijn verschillende mogelijkheden om met je vaste telefoonnummer te bellen via MS Teams. Hier vertellen we je meer over in ons blog ‘Bellen via Microsoft Teams’. Met deze koppeling heb je vrijwel alle communicatievormen in één applicatie op één plek.
Wij moedigen het gebruik van Unified Communications aan
Door het vele thuiswerken is het gebruik van Unified Communications applicaties sterk gestegen. Voor de interne communicatie is dit ook in ons geval veranderd. Om op een snelle manier iets te bespreken zijn we bijvoorbeeld onderling gaan chatten, houden we regelmatig video vergaderingen met meerdere collega’s en delen we hier ook onze bestanden. Dit is allemaal interne communicatie terwijl teams voor veel meer zaken gebruikt kan worden. Wij ontdekken ook steeds meer leuke en handige functionaliteiten. Deze delen we natuurlijk graag met je in ons blog ‘Hoe werkt Microsoft Teams?’.
Website chat via MS teams
Via onze website kunnen bezoekers met ons een chat starten. Voordat wij MS Teams hadden geïmplementeerd deden wij dit met een andere, losstaande en veel duurdere applicatie. Wanneer een bezoeker nu op onze website een chat start dan komt deze binnen in onze MS Teams omgeving. Door dit in Teams toe te passen merkten we vrijwel direct op dat onze reactiesnelheid op de chat sterk is verbeterd.Benieuwd naar meer handige apps? Lees dan ons blog ‘5 Handige apps binnen Microsoft Teams’.
Zo veel Unified Communications oplossingen, welke kies je?
Hopelijk hebben wij je vraag ‘Wat is Unified Communications?’ met dit blog kunnen beantwoorden. Ben je op zoek naar een oplossing? Dan adviseren wij je om op zoek te gaan naar een partner die samen met jou gaat kijken naar wat jouw organisatie nodig heeft. Op basis van hun ervaring kan jij een goede beslissing nemen. Wij kunnen die partner voor jou zijn. Wil jij meer weten hoe Unified Communications jouw organisatie verder kan helpen en welke oplossingen wij je kunnen bieden? Neem dan contact met ons op.
