Kies je voor bellen via Teams of een 3CX oplossing?

Geschreven door:
Wietse van der Lei

De oorsprong en evolutie

Het platform van 3CX werd in 2006 als een “open source” platform beschikbaar. In de basis is 3CX een private cloud oplossing, omdat er voor elke klant een losse omgeving actief is. Je kan het zelfs op een eigen servertje draaien in plaats van in de cloud, als je dat wilt. Je kan zelf bepalen op welke versie software je draait en je hebt wat meer vrijheid om de VoIP telefooncentrale zelf vorm te geven.

Teams in zijn huidige vorm bestaat sinds 2017 en is uiteraard ontwikkeld door Microsoft. Het is een doorontwikkeling op Skype for Business. Deze voorgangers maakten nog gebruik van een eigen server in een private cloud. Microsoft Teams is een echte cloud dienst geworden, die net als Windows en Office vanuit de Azure cloud wordt geleverd.

Het werkproces

Beide oplossing zijn zogeheten UCaaS oplossingen. Dit is een afkorting van UC as a Service waarbij UC staat voor Unified Communications. Hiermee brengen ze alle communicatiemiddelen samen binnen één applicatie. Denk hierbij aan chat, video, email en het delen van bestanden. UC heeft sterk bijgedragen aan de nieuwe manier van werken, het “hybride werken”. De applicaties zorgen ervoor dat je niet meer gebonden bent aan een vaste locatie. Communiceren en telefoneren kan via verschillende apparaten en overal waar je toegang hebt tot het internet.

Alles in één of twee applicaties?

Waar het in de keuze tussen VoIP via Teams of een oplossing zoals 3CX voor een groot deel om gaat is of je naast het werken in Teams een 2de applicatie wilt gebruiken. Het werkproces is door Teams aangepast en het gebruik ervan is een gegeven. Gebruikers zitten daardoor vaak niet te wachten op weer een 2e of 3e app erbij naast alle apps die mogelijk al gebruikt moeten worden voor andere werkprocessen. Het samenvoegen van telefonie met Teams is de enige oplossing om alle vormen van communicatie te centraliseren. Gebruikers zijn al gewend aan het gebruik van Teams, waardoor de adoptie en acceptatie ervan heel laagdrempelig plaatsvindt.

Telefonie integraal in Teams

Door het samenvoegen van telefonie met MS Teams vormt telefonie een integraal onderdeel van alle andere Microsoftapplicaties. Wanneer een collega de afwezigheid voor zijn/haar email instelt, is dit ook gelijk voor telefonie inzichtelijk en kan het zo worden ingesteld dat ook de directe bereikbaarheid van die collega naar de voicemail wordt gezet. Met een apart telefoniesysteem zoals 3CX ernaast kan dit niet.

Geïntegreerde rapportages

Met Power BI, een tool binnen Microsoft waar je rapportages kan maken, kan je alles rondom je telefonie inzichtelijk maken. Je hebt hier geen extra applocatie voor nodig waar extra kosten aan verbonden zijn.

Licentie modellen

Het licentiemodel van 3CX wijkt sterk af van de meest toegepaste telefonieoplossingen. Waar vrijwel alle oplossingen licenties per gebruiker hebben, heeft 3CX gekozen voor een licentie structuur per spraakkanaal. Dit is alleen voordelig wanneer je veel gebruikers toegang wil verschaffen tot telefonie, die bij elkaar gezien niet veel bellen. Hierdoor sluit 3CX bij sommige branches of toepassingen beter aan. Belangrijk hierbij te vermelden is dat ook interne gesprekken tussen collega’s hier onder vallen.

Een ander belangrijk punt is dat je een SIP trunk van een 3de partij nodig hebt. Dit valt niet onder het domein van 3CX, zoals dat vroeger wel het geval was met ISDN. Omdat deze dienst bij een ander bedrijf wordt afgenomen is slimme afkoop van je belverkeer niet mogelijk. Afkoop is alleen mogelijk van een geheel SIP-kanaal. Afhankelijk van de situatie en hoe de applicatie wordt gebruikt kan dit een voor- of nadeel zijn.

Zoals veel telefonieoplossingen heeft Teams hun licentiemodel wel gekoppeld aan het aantal gebruikers.

Beveiliging en Security

Telefonie verloopt nu via het internet, dus beveiliging is een enorm belangrijk onderdeel. Binnen de telefonie branche is namelijk een factor tijd gekoppeld aan geld (bellen voor een tarief per minuut). Zo kan met hacks geld worden verdiend, waardoor sinds de telefonie branche is overgestapt naar VOIP en SIP het aantal hacks exponentieel is gestegen.

Op het gebied van VoIP security heeft de Teams oplossing een streep voor op 3CX. Het is een clouddienst die altijd up to date is en zij hebben de beste mensen in dienst om hun oplossing het beste te beveiligen. De software van 3CX is, zoals gezegd, actief op een server en dient handmatig aangepast of geüpdatet worden. Je moet er dan maar op vertrouwen dat dit tijdig wordt uitgevoerd.

3CX-software gecompromitteerd door Noord-Koreaanse hackers

In maart 2023 maakte 3CX bekend dat hun desktopclient was overgenomen door hackers en malware had verspreid na een supply chain-aanval. Het bedrijf heeft dit bevestigd op hun website en hun communityforum. Ook cybersecurity-technologiebedrijven CrowdStrike en SentinelOne schreven over deze hack op hun websites. Ars Technica meldde dat dit werd gedaan door Noord-Koreaanse hackers. 3CX negeerde aanvankelijk gebruikersrapporten gedurende zeven dagen voordat het uiteindelijk het probleem erkende.
Bron: Wikipedia, NU.nl, Google.

Een dergelijke hack is bij MS-Teams vrijwel ondenkbaar en onmogelijk. Microsoft kan vanuit hun expertise met Windows al deze standaarden direct meenemen naar hun Teams telefonie oplossing. Het is daarbij belangrijk om te begrijpen dat de 3CX applicatie ook niet zomaar op eenzelfde beveiligings- en compliance niveau kan komen als dat van MS-Teams. Dit komt puur door de gekozen achterliggende architectuur. MS-Teams is daarbij echt een volledige cloud dienst, waar continue op ontwikkeld wordt voor de beveiliging en nieuwe functionaliteiten.

De mobiele apps

Met de app van je telefoniesysteem haal je als gebruiker alles uit de telefonieoplossing. Deze installeer je op je mobiel en desktop en dient als een belangrijk contactpunt voor het uitvoeren van je dagelijkse werkzaamheden. Via de app kan je met je vaste zakelijke nummer bellen en gebeld worden. De kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid zal bepalen of de gebruikers er met plezier mee werken of het links laten liggen. Het komt voor dat men op zoek gaat naar andere manieren van communiceren en dan bijvoorbeeld met hun eigen mobiel gaan communiceren.

3CX Mobiele App

Het ontwikkelen van applicaties voor desktop en mobiel verschillen van elkaar. Het is daardoor erg complex om alle functionaliteiten gelijk te houden. Bij de 3CX app zijn hier een aantal verschillen. Voor het vergelijken focussen we ons daarom op de stabiliteit en de kwaliteit van de mobiele app. Op basis van recensies en eigen praktijkervaring komen de volgende knelpunten boven drijven:

• Wegvallen van gesprekken
• Slechte kwaliteit van gesprekken
• Gesprekken komen niet door en worden daardoor niet opgenomen

Bron: https://play.google.com/store/apps/3cx

Microsoft Teams mobiele app

Microsoft heeft veel tijd gestoken in het slim laten samenwerken tussen de desktop en mobiele app. Zo is het mogelijk om een gesprek te starten op de desktop client om deze vervolgens over te nemen via de mobiele client en andersom. Een algemeen nadeel van bellen via een mobiele app is dat de mobiele telefoon in beweging is. Hier heeft Microsoft een technisch hoogstandje gecreëerd waardoor gesprekken met een slechte connectie niet wegvallen. Wanneer het gesprek wel verbroken wordt, zal de app automatisch opnieuw het gesprek opstarten.De functionaliteiten waarmee de Teams app zich onderscheid zijn:

• Automatisch herstellen van verbroken gesprekken
• Zeer stabiele en betrouwbare softphone
• Integratie van vrijwel alle functionaliteiten, die ook beschikbaar zijn in de desktop client

Bron: https://play.google.com/store/apps/Teams

Service en support

Nadat een telefonieoplossing in gebruik is genomen is het niet vreemd als er in de eerste periode aanpassingen gewenst zijn. Voor deze nazorg periode en voor het gebruik op de langere termijn is een goede service en support belangrijk.

Achter elk telefoniesysteem zitten meerdere schakels en dat is iets wat men vaak niet weet of vergeet. Zoals jij in contact staat met jouw telecompartner, staan zij in contact met de leverancier van het communicatieplatform. Uiteindelijk is iedereen afhankelijk van de kwaliteit, service en ondersteuning van de leverancier.

Bij de 3CX oplossing wordt er met meerdere partijen samengewerkt om alles werkend te maken. Hiervoor gebruiken ze algemene standaarden, waardoor alles in theorie moet functioneren. In de praktijk gaat er wel eens iets fout, met een storing en onbereikbaarheid als gevolg. Op dat moment is het voor jouw telecompartner niet direct duidelijk waar het probleem zit. Dit gaat altijd ten koste van de oplossnelheid. Ook wordt een totaaloplossing complexer en is het foutgevoeliger in onderhoud en bij wijzigingen.

Bij Microsoft Teams ontkom je er ook niet aan dat er meerdere partijen samenwerken voor de uiteindelijke totaaloplossing. Een groot verschil is echter dat bij Operator Connect uit een klein aantal gecertificeerde providers kan worden gekozen. Zij moeten voldoen aan strenge eisen en waaruit volgt dat alles binnen Microsoft Azure moet werken én alle toestellen dienen MS-Teams gecertifieerd zijn.

Microsoft heeft met operator connect het belang van telefonie, het bellen en gebeld worden centraal gezet. Als een partner extra functionaliteiten wil toevoegen dan gaat dit via de zo geheten Graph API van Microsoft. Het bellen verloopt via de “apparatuur” van Microsoft. Als een functionaliteit niet meer werkt of een storing heeft, dan heeft dit geen direct effect op het kunnen bellen of de spraakkwaliteit.

Conclusie: Bellen via Teams of een 3CX telefonieoplossing

Dat was een hoop tekst. Om alle informatie overzichtelijker te maken vatten we alles samen en geven we je onze conclusie.

1. Wanneer je al gebruik maakt van Teams werkt een tweede losse 3CX telefonieoplossing separaat naast je Teams minder fijn dan telefonie volledig geïntegreerd in je Teams omgeving.
2. Met bellen via Teams wordt telefonie onderdeel van het grotere geheel en heb je alle communicatie binnen één applicatie.
   De licentiestructuur van 3CX wijkt af van het “normale”, waardoor de kosten bij hoge aantallen gebruikers uiteenlopen in het voordeel van 3CX.
3. Belangrijk punt voor telefonie voor het onderwijs: We zien steeds vaker dat vanwege extra beveiligingsmaatregelen in het onderwijs gekozen wordt om naar de Microsoft A5 licentie te schakelen. Hierdoor is de extra Teams Phone licentie á € 2,52 niet meer benodigd en wordt in zekere mate het bellen met Teams voordeliger.
4. De architectuur van beide oplossingen verschillen tussen private cloud en public cloud. Hierdoor is de 3CX applicatie kwetsbaarder voor hackers en ben je meer afhankelijk van losse en handmatige software updates voor zowel de beveiliging als nieuwe functionaliteiten.
5. De mobiele app van Teams is van betere kwaliteit. Bij 3CX kan deze applicatie niet als primaire applicatie gebruikt worden, omdat er niet 100% op vertrouwd kan worden.
6. De dienstverlening van Teams verloopt over minder schijven en omdat alles getoetst en gecertificeerd is, werkt alles probleemloos samen. Hierdoor is de service en support beter en val je niet tussen wal en schip bij een storing.

Wil je advies voor jouw organisatie?

Wil je exact weten wat voor jouw organisatie de beste zakelijke telefonieoplossing is? Neem dan contact met ons op voor een kennismakingsgesprek. Wij kunnen je belangeloos adviseren omdat wij meerdere telefoniesystemen in ons portfolio hebben. Hierdoor kunnen we je altijd de best passende oplossing bieden. Of vraag direct een offerte aan door onderstaand formulier in te vullen.

Vraag een offerte aan