Hosted telefonie, hosted voice en hosted VoIP: het zijn drie verschillende benamingen voor één en hetzelfde, namelijk een telefooncentrale in de cloud. Maakt een bedrijf hier gebruik van, dan bellen de medewerkers via het internet. Telefoongesprekken lopen hierbij in plaats van een traditionele analoge of ISDN-2 verbinding, via een IP-netwerk. Dat is waar IP in VoIP voor staat: Voice over IP. Hoe hosted VoIP werkt en wat de voordelen zijn, lees je hier.
Geschreven door:
Willem Graste
Een hosted VoIP telefooncentrale
Eerst even dit: een telefooncentrale handelt binnenkomende en uitgaande telefoongesprekken af. Bel je naar een bedrijf, dan hoor je bijvoorbeeld vaak eerst een keuzemenu, die je naar de juiste afdeling leidt. Dat betekent minder werk voor de receptionist, en minder wachttijd voor de beller. Zo’n telefooncentrale kan in de vorm van een kast op de bedrijfslocatie staan, maar kan sinds een aantal jaar in een datacenter in de cloud staan: een hosted VoIP telefooncentrale. In dit geval zijn telefoonnummers en gebruikers gekoppeld aan een IP-toestel, waardoor ze vanuit andere locaties in het land (dus ook thuis) kunnen werken en niet fysiek op kantoor aanwezig hoeven te zijn.
De voordelen van hosted VoIP
Hosted VoIP biedt nog meer voordelen:
- Met hosted VoIP ben je waar dan ook bereikbaar. Je koppelt je zakelijke telefoonnummer aan een VoIP account, en meld je overal – waar je maar een internetverbinding hebt – aan met een VoIP toestel bij de hosted VoIP centrale in de cloud.
- Je eigen VoIP toestellen bellen gratis met elkaar. Dat kan flink schelen in de kosten als een bedrijf meerdere locaties heeft, of als medewerkers vaak onderweg zijn. Überhaupt bel je goedkoper: de abonnementskosten en gesprekstarieven zijn tot wel 40% voordeliger dan bij traditionele telefonie.
- De VoIP provider kan ervoor zorgen dat de systemen blijven draaien. Dit scheelt per provider en je hosted platform. Het gaat erom dat bij een internetstoring op kantoor over kan schakelen naar 4G. Of wanneer de server van je hosted VoIP centrale uit de lucht is deze automatisch overschakelt naar een andere server. Zo blijft jouw telefonie altijd werken en blijf je bereikbaar.
- Hosted VoIP kent weinig tot geen implementatietijd. Bij kleine organisaties ben je binnen een of enkele uren volledig operationeel. Bij grote organisaties starten wij altijd met de telefoniste/receptie en rollen de oplossing dan steeds verder uit naar andere afdelingen en beginnen we met de afdelingen die het meest gebruik maken van telefonie.
- Het beheer en onderhoud van je telefoonnetwerk gebeurt vanuit de centrale. Dat betekent dat je automatisch software-updates krijgt waardoor je altijd werkt met de laatste technologie. Dit is nog eens gratis, de updates van een centrale op locatie brengen in de regel kosten met zich mee.
- Bij hosted VoIP heb je de keuze uit vele functionaliteiten en mogelijkheden. Het is aan jou of je alleen maar wilt bellen en gebeld worden, of wilt werken met keuzemenu’s, wachtrijen en doorschakelingen. Je kan deze ook uitbreiden op het moment dat het nodig is. En na een drukke periode kan je het weer terug aanpassen.
Meer mogelijk met hosted VoIP
De komst van hosted VoIP maakt steeds meer mogelijk als het gaat om gemak en efficiënt werken. Je VoIP telefooncentrale staat zoals gezegd in de cloud en is daarmee digitaal. Hierdoor kan je andere softwarematige programma’s met je hosted telefonie oplossing koppelen.
CRM-koppeling
Denk hierbij aan het koppelen van je CRM-systeem aan je telefonie. Bij telefonie voor huisartsen heet dit een huisartsen informatiesysteem (HIS). Met deze koppeling kan je zien wie je belt en met een pop-up kan je direct het klantdossier en een agenda voor het maken van een afspraak openen. Met een klik op elk nummer op je beeldscherm bel je direct uit, deze extra functionaliteit heet click-to-dail. De koppeling levert je tijdswinst op en een hoop gemak.
Bellen via Teams
Vele organisaties zijn gebruik gaan maken van Microsoft Teams. Dit is voor een groot deel gericht op de interne communicatie en samenwerking tussen medewerkers. Veel extern communicatie blijft telefonisch verlopen. Bij het vele flexibel (thuis)werken is de telefonische bereikbaarheid nog altijd een uitdaging, tot voorkort. Wij kunnen je Teams omgeving aan je hosted VoIP centrale koppelen zodat je kan bellen via Microsoft Teams. Hiermee heb je één platform voor al je communicatie.
Wil je meer weten over hosted VoIP en de mogelijkheden die het biedt, of heb je vragen over onze oplossingen? Vul dan onderstaand formulier in en dan nemen wij binnen één werkdag contact met je op.
