Wil je advies over bellen via Microsoft Teams?

Bellen via Microsoft Teams

Geschreven door:
Wietse van der Lei

Telefonie integreren in je Teams omgeving

Met Microsoft Teams heb je een communicatieoplossing die ervoor zorgt dat je vanuit elke locatie goed en efficiënt kan blijven werken met je collega’s. Alleen je vaste en mobiele telefonie is nog steeds een los onderdeel. Je hebt een vast toestel, mobiel of een softphone waarmee je telefonisch bereikbaar bent. Telefonie en je Teams omgeving functioneren los van elkaar.

Met telefonie via Teams maken wij een koppeling tussen Microsoft Teams en het telefonienetwerk. Het is dan mogelijk om met jouw eigen telefoonnummer gespreken te starten en op jouw nummer gesprekken te ontvangen, allemaal binnen Teams.

Voordelen van bellen via Microsoft Teams

Het zakelijk bellen via Microsoft Teams brengt je een hoop voordelen en verschaft vooral een hoop werkgemak. Om je hier een idee van te geven hebben we twee voorbeelden voor je:

• Door de koppeling kan je veel beter de beschikbaarheid van je collega’s zien. Of ze nu in een videomeeting zitten, afgeblokt zijn in hun outlook agenda of via hun vaste of mobiele nummer in gesprek zijn. Je ziet altijd of ze beschikbaar zijn, ongeacht waar jij of zij aan het werk zijn.
• Of je nu op kantoor of thuis werkt, je hebt alle communicatie op één plek. Met een headset gekoppeld aan je laptop kan je bellen via Teams en kan je afscheid nemen van bureautoestellen die duurder zijn en ruimte in beslag nemen.
• Alle fysieke telefoontoestellen zijn in de basis niet meer nodig. Met desktop, tablet of mobiel ben je op elke mogelijke manier bereikbaar. Ideaal voor flexibel (thuis)werken.

Hoe kan je bellen via Microsoft Teams?

Er zijn vier verschillende mogelijkheden om te bellen via Teams buiten de organisatie. Ze werken allemaal net even iets anders en hebben ieder hun eigen voor- en nadelen. De één is goedkoper, maar biedt dan ook minder functionaliteit dan de ander. Het is afhankelijk van jouw organisatie en de wensen en behoeften om te bepalen welke vorm van Bellen via Microsoft Teams het meest geschikt is. In dit blog lichten we de vier mogelijkheden kort toe. Wil je er dieper induiken? Download dan ons gratis Ebook bellen via MS Teams.

Update 07/2023: Na de introductie van Operator Connect (Punt 4 in de lijst) in de zomer van 2022 hebben wij in de afgelopen periode deze vorm van bellen via MS Teams bij veel bestaande en nieuwe klanten geïmplementeerd. Hierin hebben wij veel positieve ervaringen opgedaan en werken zij naar tevredenheid met deze teams telefonieoplossing. Wil je hier meer over weten, plan dan een afspraak met ons in. Wij komen graag bij je langs om een demonstratie te geven om je de kracht van deze oplossing te laten zien.

1. Bellen via Microsoft Teams met Calling Plans

De eerste optie om extern te bellen via Teams is Calling Plans. Dit is een oplossing vanuit Microsoft zelf en werkt met een extra ‘Voice add-on’ licentie. Je belt dan vervolgens via de telefooncentrale van Microsoft zelf. Voor kleine organisaties die een simpele telefonieoplossing met weinig functionaliteiten behoeven is dit een goede oplossing. Nadeel van deze oplossing is wel dat er hogere belkosten aan verbonden zijn. Je belt namelijk via de telefooncentrale van Microsoft zelf en die verloopt niet direct over het Nederlandse telefonienetwerk.

2. Bellen met Microsoft Teams via je SIP-kanalen

Als antwoord op Calling Plans kwam LanTel met het bellen via je eigen SIP-kanalen. Dit is de tweede optie Je hebt dan net als bij Calling Plans de add-on nodig en een SIP-trunk die een directe verbinding maakt met het Nederlandse telefonienetwerk. In een eerder blog ‘Wat is SIP’ leggen we je alles uit over deze telefonielijnen via een internetverbinding. Het voordeel van deze optie van bellen met Microsoft Teams is dat je voor het normale beltarief telefoneert. Wanneer er veel wordt gebeld binnen jouw organisatie is dit een betere oplossing dan Calling Plans.

Verlies van functionaliteiten

Het grootste nadeel van Calling Plans en bellen via Teams via SIP-kanalen is dat je inlevert op telefoniefunctionaliteiten. De telefooncentrale in de cloud van Microsoft is niet zo goed als wat je momenteel gewend bent. Je loopt al snel tegen belemmeringen aan. Zo bestaat er geen receptioniste functionaliteit en ben je beperkt tot een 1-laags keuzemenu. Een ander voorbeeld is dat er geen echte ‘terugval’ is. Op het moment dat je een gesprek doorverbindt naar een collega en hij neemt niet op, zijn de mogelijkheden beperkt wat betreft overloop of terugval bestemmingen.

Zo zijn er nog diverse andere functionaliteiten te benoemen die vrijwel standaard zijn in elke “ouderwetse” telefooncentrale aanwezig zijn, maar niet in de Microsoft Teams applicatie zitten. Ondanks dat het allemaal wel werkt zal je bij deze oplossing jezelf moeten schikken naar de mogelijkheden van het systeem. In ons blog ‘De beperkingen van de MS Teams telefooncentrale‘ vertellen we hier uitgebreid over.

3. Via je eigen telefooncentrale bellen met Microsoft Teams

De derde optie is om je eigen telefooncentrale te koppelen aan je Microsoft Teams account. Dit heet Direct Routing. Hier heb je per gebruiker ook de Voice-add-on nodig en een extra licentie om de koppeling te maken. Het voordeel van direct routing is dat je per gebruiker kan bepalen of ze deze functionaliteit van bellen via Microsoft Teams nodig hebben. Iemand die zelden belt of geen teams gebruikt voor zijn werk kan gewoon op de ‘oude manier’ bellen. Mensen van je salesteam en je receptioniste kan je overzetten naar bellen via Teams. Met direct routing blijft alles optimaal in verbinding met elkaar. Voor middel en grotere organisaties is dit vaak een betere en een goedkopere oplossing dan de eerdergenoemde oplossingen van bellen via Teams.

Behoud al je functionaliteiten

Het grootste voordeel van de direct routing manier om met je vaste nummer te bellen via Microsoft Teams is het behoud van al je functionaliteiten. Je blijft bellen via je eigen hosted telefooncentrale in de cloud waardoor er in dat opzicht niks verandert.

4. Extern bellen via Teams met Operator Connect

De meest recente ontwikkeling en daarmee de vierde optie op het gebied van bellen via Microsoft Teams is Operator Connect. Deze optie is sinds 2022 beschikbaar in Nederland. Het lijkt veel op Direct Routing, maar is toch weer net iets anders. Je leest er alles over in ons blog ‘Wat is Operator Connect‘.

Er valt wat te kiezen, laat je daarom goed adviseren

Zoals je hebt kunnen lezen in ons blog valt er wat te kiezen wanneer je wilt bellen via Microsoft Teams. Wil je jezelf hier eerst nog verder in verdiepen? Download dan ons gratis Ebook bellen via Microsoft Teams. Wil je direct weten welke vorm van bellen via teams het beste bij jouw organisatie past? Neem dan contact met ons op via 078-630 55 55, sales@lantel.nl of vraag direct een offerte aan via onderstaand formulier. Wij hebben de kennis in huis om samen met jou te bepalen welke oplossing het beste past bij jouw organisatie.

Vraag een offerte aan

Hoe werkt bellen via Microsoft Teams

We hebben je uitgelegd wat de technische mogelijkheden zijn om je telefonie met MS Teams te koppelen. Nu laten we je zien hoe dit eruit ziet en hoe je kan bellen via Teams. De voorbeelden die volgen zijn op basis van een koppeling met een hosted telefonie platform van LanTel.

1. Implementeren van de Teams add-on

De hele implementatie van telefonie binnen je MS Teams applicatie zullen wij voor je verzorgen. Met de add-on wordt de ‘oproepen’ applicatie, die je in de linker balk van je MS Teams omgeving vindt, uitgebreid met meer functionaliteiten. Vanuit daar kan je via de opties Snelkeuze, Contacten en Geschiedenis oproepen plegen.

2. Wie je het vaakst nodig hebt onder Snelkeuze

Onder Snelkeuze kan je een overzicht maken met de contacten waar je het meest contact hebt en samenwerkt. Deze contacten kan je weer onderverdelen in verschillende groepen. Dit kunnen afdelingen binnen de organisatie zijn zoals administratie en sales maar ook externe groepen zoals leveranciers en je topklanten. Voorwaarde is wel dat dit contactpersonen zijn die gebruik maken van MS Teams.

3. Al je contacten binnen Microsoft op één plek

Onder contacten vind je alle contactpersonen die je in je MS Teams account hebt staan. Omdat je Outlook gekoppeld is met MS Teams zullen de contacten die je daar hebt staan ook hier terug te vinden zijn. Met één klik op de icoontjes kan je een chat starten, een email versturen, een videogesprek voeren of telefoneren.

4. Alle gesprekken terugvinden bij Geschiedenis

Onder Geschiedenis vind je het overzicht van alle gesprekken die je gevoerd hebt, de gemiste oproepen en meldingen van je voicemail. Vanuit hier is het mogelijk om mensen te bellen met een dubbelklik op het contact.

5. Voicemail

Met onze oplossing maak je geen gebruik van de voicemail functie van MS Teams. De eenvoudige koppeling met de MS-Teams centrale kunnen wij je leveren, echter zullen wij altijd onze eigen koppeling adviseren. Hiermee behoud je namelijk alle functionaliteiten die je gewend bent van ons LanTel Hosted platform. Over de beperkingen van de MS Teams telefooncentrale hebben wij eerder geschreven.

Wanneer je een voicemail hebt ontvangen krijg je hiervan een notificatie per sms en/of in je mailbox. Je voicemail is vanuit Teams te beluisteren wanneer je 1233 belt.

Hoe werkt bellen via Teams? Het Dialpad

Met de MS Teams bellen koppeling krijg je een ‘Dialpad’ binnen de applicatie. Vanuit hier kan je een oproep starten naar elk willekeurig telefoonnummer. Met de functie van click-to-dial hoef je telefoonnummers niet meer handmatig over te nemen. Met een klik op het nummer op je beeldscherm bel je via MS Teams naar buiten. Het telefoongesprek verloopt vervolgens via je eigen telefooncentrale in de cloud.

Gesprekken beantwoorden

Inkomende gesprekken worden met een pop-up op je beeldscherm getoond. Je ziet met welk nummer er wordt gebeld. Wanneer dit een bestaand contact is wordt ook de contactpersoon getoond. Je hebt de mogelijkheid om het gesprek aan te nemen of te negeren. Wanneer je het gesprek negeert dan zal het gesprek overlopen naar de bestemming die is geprogrammeerd. Dit kan de belgroep zijn waartoe je behoort of je voicemail.

Gesprekken doorverbinden

Een gesprek kan je eenvoudig doorverbinden. Dit kan direct of met ‘ruggespraak’. Met ruggespraak krijg je eerst degene aan wie je het gesprek doorverbindt nog aan de lijn. Na een korte introductie van het gesprek wat je onder de knop hebt zitten verbind je het gesprek dan door.

FAQ Bellen via Microsoft Teams

Kan je met je vaste telefoonnummer bellen via Microsoft Teams?

Welke opties zijn er als ik wil bellen met Microsoft Teams?

Wat kost het om te bellen via Microsoft Teams?

Hoe ziet bellen met Microsoft Teams eruit?