Gesprekstranscriptie voor makelaars met Shomi

Bellen met aandacht, zonder alles te hoeven onthouden

Geschreven door:
Justin Schilperoord

Veel bellen, weinig tijd om te noteren

Telefonie speelt een rol in vrijwel ieder klantproces. Makelaars bellen over nieuwe aanvragen, bezichtigingen, biedingen, waardebepalingen en lopende dossiers. Veel van die gesprekken laten zich niet plannen.

Een potentiële verkoper belt terwijl je bij een klant zit. Een koper heeft na een bezichtiging nog vragen. Bel je later terug, dan is dat vaak onderweg of tussen twee afspraken. Juist op zulke momenten is uitgebreid meeschrijven geen optie.

Na meerdere gesprekken kan belangrijke context vervagen. Een telefoonnummer staat in de oproeplijst, een afspraak in de agenda en een terugbelverzoek in WhatsApp. Aan het einde van de dag moet je alles weer bij elkaar zoeken.

Wat doet Shomi?

Shomi is de AI-assistent binnen LanTel Wave. Na een telefoongesprek ontvang je:

• Een transcriptie.
• Een beknopte samenvatting.
• De belangrijkste besproken onderwerpen.
• Concrete actiepunten.
• Genoemde namen, telefoonnummers en andere gegevens.

De informatie wordt per e-mail verstuurd. Je kunt het gesprek dus later verwerken, bijvoorbeeld wanneer je weer op kantoor bent. In ons algemene blog over Shomi binnen LanTel Wave lees je uitgebreider hoe de AI-assistent werkt.

Een herkenbare situatie onderweg

Stel dat je na een bezichtiging wordt gebeld door een potentiële verkoper. De beller vertelt over de woning, een verbouwing en de gewenste verkoopperiode. Ook wil diegene weten hoe een waardebepaling verloopt en wanneer je langs kunt komen.

Je kunt het gesprek voeren, maar zit in de auto en kunt niet veilig meeschrijven. Zonder transcriptie moet je de informatie onthouden, later losse trefwoorden noteren of de klant vragen alles nog even per e-mail te sturen. Je kunt het gesprek daardoor later snel oppakken zonder opnieuw te reconstrueren wat er is besproken.

Met Shomi ontvang je na afloop een overzicht van:

• De reden van het contact.
• De betreffende woning.
• De wensen en vragen van de klant.
• Jouw toezeggingen.
• De benodigde vervolgactie.

Minder vaak vragen om een extra e-mail

Een beller vragen om informatie nog even per e-mail te sturen is begrijpelijk. Voor de klant betekent het wel dat dezelfde informatie twee keer moet worden gedeeld. Met transcriptie blijft de opvolging bij het makelaarskantoor. De klant krijgt geen extra taak en jij beschikt toch over een overzicht van het gesprek. De samenvatting kan vervolgens worden gebruikt om:

• Een waardebepaling in te plannen.
• Informatie toe te sturen.
• Een collega in te schakelen.
• Een terugbelactie vast te leggen.
• Gegevens aan het CRM toe te voegen.

Shomi en het CRM vullen elkaar aan

Shomi vervangt Realworks of Kolibri niet. Het CRM blijft de centrale omgeving voor klantgegevens, woningen, afspraken en dossiers. Shomi legt vast wat er tijdens het gesprek is besproken. De samenvatting helpt om relevante informatie sneller in het CRM te verwerken.

Een telefoniekoppeling met Realworks of Kolibri ondersteunt juist het begin van het gesprek. Bij een inkomende oproep kan zichtbaar worden welke relatie belt en kan de juiste klantkaart worden geopend.

De combinatie werkt als volgt:

• De CRM-koppeling geeft context vóór en tijdens het gesprek.
• Shomi legt de inhoud en actiepunten vast.
• Het CRM bewaart de informatie voor de opvolging.

In ons blog over telefonie koppelen met Realworks of Kolibri leg ik uitgebreider uit hoe zo’n koppeling werkt.

Ook waardevol voor de receptioniste en binnendienst

Niet ieder gesprek kan direct worden doorverbonden. De makelaar kan bij een bezichtiging zitten, onderweg zijn of met een andere klant spreken. De receptioniste of binnendienstmedewerker probeert de beller dan zo goed mogelijk te helpen.

Bij een korte vraag is een terugbelnotitie vaak voldoende. Bij een langer gesprek is het lastiger om te luisteren, door te vragen en alle informatie te noteren, zeker wanneer ook andere oproepen, bezoekers en e-mails aandacht vragen. De makelaar krijgt zo meer context dan bij een notitie als: “Klant graag terugbellen over woning.”

Met Shomi hoeft de receptioniste niet voortdurend mee te typen. De samenvatting kan worden gebruikt om:

• De verantwoordelijke makelaar te informeren.
• Een duidelijke terugbelactie aan te maken.
• Informatie aan het klantdossier toe te voegen.
• Afspraken achteraf te controleren.

Wanneer biedt transcriptie meerwaarde?

Niet ieder telefoongesprek hoeft te worden uitgeschreven. Bij een korte vraag over openingstijden voegt transcriptie weinig toe. De functionaliteit is vooral interessant wanneer meerdere gegevens, afspraken of acties worden besproken, bijvoorbeeld bij een waardebepaling, een bieding, feedback na een bezichtiging, vragen over een lopend verkooptraject of een uitgebreid terugbelverzoek.

De AI-assistent biedt vooral waarde in de ondersteuning van het gehele team. Medewerkers verwerken gesprekken gemakkelijker, dragen informatie beter over en besteden minder tijd aan losse notities.

Hoe gebruik je Shomi?

Shomi is onderdeel van LanTel Wave en wordt nu gebruikt vanuit de softphone-applicatie. Een softphone is een telefoonapplicatie voor een desktop, laptop of mobiele telefoon. Een makelaar gebruikt Shomi via de LanTel Wave-app op de smartphone. Een receptioniste kan de softphone op de computer gebruiken in combinatie met een vast bureautoestel.

Smart Mobile maakt mobiel gebruik eenvoudiger

Smart Mobile is een ontwikkeling waarmee Shomi ook beschikbaar komt bij binnen de native dialer. Dat is de standaard belomgeving van je telefoon. Men verwacht dit na de zomer van 2026 gereed te hebben.

Daardoor hoef je op je mobiele telefoon niet meer via de softphone te bellen, om gebruik te maken van al het moois dat Shomi je biedt. Dit wordt mogelijk bij zowel volledig geïntegreerde vaste en mobiele telefonie als zakelijke mobiele telefonie op sim-onlyniveau.

Bij een volledig geïntegreerde oplossing kun je daarnaast bellen met het vaste nummer van kantoor en vaste en mobiele bereikbaarheid combineren. Meer hierover lees je op onze pagina over vast-mobielintegratie.

Meer aandacht voor het gesprek, minder werk achteraf

De waarde van transcriptie zit niet alleen in het uitschrijven van een gesprek, maar vooral in de verwerking daarna. Een makelaar kan onderweg contact houden met klanten zonder ieder detail direct te noteren. De receptioniste kan langere gesprekken beter overdragen wanneer de juiste collega niet beschikbaar is. Collega’s kunnen sneller verder met de juiste context en klanten hoeven hun verhaal minder vaak te herhalen.

Wil je weten hoe transcriptie, mobiele bereikbaarheid en slimme routering binnen jouw kantoor kunnen samenwerken? Bekijk dan onze pagina over zakelijke telefonie voor makelaars of vul onderstaand formulier in, dan nemen we binnen en werkdag contact met je op.

Neem contact met mij op