Telefonie koppelen met Realworks of Kolibri

Wat levert het je makelaarskantoor op?

Geschreven door:
Justin Schilperoord

Wat levert een koppeling tussen telefonie en CRM jou op?

De basis van een CRM-koppeling is vrij eenvoudig uit te leggen. Wanneer iemand belt, controleert de koppeling of het telefoonnummer bekend is in Realworks of Kolibri. Is dat het geval, dan kan de beschikbare relatie-informatie direct in beeld worden gebracht. Een medewerker hoeft daardoor niet eerst handmatig te zoeken wie er belt en kan sneller verder met de informatie die al in het CRM staat.

In de praktijk levert de koppeling vooral het volgende op:

• Sneller herkennen welke relatie belt.
• Direct toegang tot relevante klantinformatie
• De relatiekaart in Realworks of Kolibri openen.
• Informatie uit het gesprek vastleggen.
• Eenvoudiger uitgaand bellen vanuit het CRM.
• Klantinformatie beter beschikbaar houden voor collega’s.

De meerwaarde zit vooral in de combinatie van deze functies. Iedere losse handeling kost misschien maar een paar seconden, maar op een kantoor waar dagelijks veel telefoontjes binnenkomen loopt dat behoorlijk op. Medewerkers hoeven minder te zoeken, schakelen minder tussen verschillende schermen en kunnen zich sneller richten op het gesprek zelf. Je koppelt twee systemen die al dagelijks worden gebruikt en zorgt ervoor dat ze beter samenwerken, zonder dat de bestaande manier van werken volledig op zijn kop hoeft.

Realworks en Kolibri zijn daarbij niet de enige systemen waarmee we een koppeling kunnen maken. Op onze pagina over LanTel-integraties vind je een overzicht van de CRM-pakketten en andere bedrijfssoftware die je met onze telefonieoplossingen kunt verbinden.

Telefonie wordt onderdeel van het klantproces

Een telefoongesprek staat binnen een makelaarskantoor bijna nooit volledig op zichzelf. Een woningzoeker belt over een bezichtiging, een verkoper wil weten hoe een traject ervoor staat of een potentiële opdrachtgever vraagt om meer informatie over een waardebepaling. Vaak volgt na zo’n gesprek nog een actie. Misschien moet een collega terugbellen, moet er een afspraak worden ingepland of moet er aanvullende informatie worden gestuurd.

Wanneer telefonie en CRM goed samenwerken, wordt het eenvoudiger om informatie rondom het gesprek op de juiste plek te houden. Daardoor wordt telefonie beter onderdeel van het bestaande klantproces. Dat vind ik zelf een belangrijk verschil met alleen nummerherkenning. Je ziet niet alleen wie er belt, maar kunt vanuit dat contactmoment direct verder werken met de informatie die binnen de organisatie al beschikbaar is.

Minder zoeken tijdens een telefoongesprek

Tijdens een telefoongesprek wil je niet onnodig tussen verschillende schermen zoeken. Zeker wanneer de telefoon regelmatig overgaat, zorgen kleine handelingen samen voor behoorlijk wat onderbrekingen. Eerst een naam vragen, daarna zoeken in het CRM en vervolgens controleren of je de juiste relatie hebt gevonden. Met een telefoniekoppeling wordt die route korter.

Voor mij zit daar een belangrijk voordeel van integratie. Het gaat niet alleen om een technische functie die informatie op het scherm toont. Je zorgt er vooral voor dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan het vinden van informatie die al binnen de organisatie beschikbaar is. De techniek helpt de medewerker sneller bij de juiste informatie te komen, zonder dat de bestaande werkwijze volledig hoeft te veranderen.

Meer context tijdens het klantcontact

Een naam in beeld is handig, maar de echte waarde ontstaat wanneer je de informatie achter die naam kunt gebruiken. Een klant kan eerder contact hebben gehad met een collega of al meerdere keren met het kantoor hebben gesproken. Wanneer die informatie goed in het CRM staat, kan een medewerker sneller begrijpen met wie hij spreekt en wat er mogelijk speelt.

Dat helpt om een gesprek persoonlijker te voeren. De klant hoeft minder vaak opnieuw uit te leggen wie hij is of wat er eerder is besproken. Tegelijk kan de medewerker sneller bepalen welke informatie nodig is of welke vervolgstap logisch is. De CRM-koppeling ondersteunt daarmee niet alleen snelheid, maar ook de kwaliteit van het klantcontact.

Informatie blijft beter beschikbaar voor collega’s

Op een makelaarskantoor hebben vaak meerdere medewerkers contact met dezelfde relatie. Een eerste gesprek kan door de ene collega worden gevoerd, terwijl een vervolggesprek later bij iemand anders terechtkomt. Wanneer informatie niet goed wordt vastgelegd, wordt de organisatie snel afhankelijk van wat één collega zich nog kan herinneren of ergens apart heeft genoteerd.

Door telefonie en CRM met elkaar te verbinden, wordt het makkelijker om informatie rondom gesprekken centraal te houden. Medewerkers kunnen vanuit het telefoongesprek verder werken in de omgeving waarin klantinformatie toch al wordt bijgehouden. Daardoor ontstaat een duidelijker beeld van het contact met een relatie. Dat maakt het voor collega’s eenvoudiger om een gesprek over te nemen of een klant later opnieuw te helpen.

Ook uitgaand bellen vanuit het CRM wordt eenvoudiger

De koppeling biedt niet alleen voordelen bij inkomende gesprekken. Ook bij uitgaand bellen kunnen handelingen worden bespaard. Een medewerker kan vanuit de beschikbare relatiegegevens een telefoongesprek starten zonder het telefoonnummer eerst over te nemen of handmatig in te toetsen. De Realworks-integratie ondersteunt bijvoorbeeld uitgaand bellen vanuit het CRM, naast functies rondom gespreksinformatie en registratie.

Voor medewerkers die gedurende de dag veel relaties bellen, is dat vooral een praktische verbetering. De klantgegevens staan al voor je en vanuit diezelfde omgeving start je het gesprek. Daardoor blijven het CRM en telefonie onderdeel van één werkproces. Ook hier zit de winst niet in spectaculaire techniek, maar in het wegnemen van steeds terugkerende kleine handelingen.

Een voorbeeld uit de dagelijkse praktijk

Stel dat een woningzoeker belt die al eerder contact heeft gehad met het makelaarskantoor. Zonder koppeling neemt een medewerker op, vraagt de naam en zoekt daarna handmatig de juiste relatie in het CRM. Vervolgens moet worden bekeken welke informatie er al bekend is. Dat proces werkt, maar vraagt iedere keer dezelfde stappen.

Met de telefoniekoppeling wordt de relatie op basis van het telefoonnummer herkend. De medewerker kan direct verder naar de beschikbare klantinformatie en heeft sneller de juiste context. Wanneer belangrijke informatie uit het gesprek daarna ook in het CRM wordt vastgelegd, kan een collega daar bij een volgend contactmoment weer op voortbouwen. Zo zorgt de koppeling ervoor dat telefonie beter aansluit op de manier waarop klantinformatie binnen het kantoor wordt beheerd.

Nog efficiënter werken met gesprekstranscriptie

Naast een koppeling tussen telefonie en je CRM kun je ook gesprekstranscriptie inzetten om handmatig werk verder te verminderen. Met Shomi binnen LanTel Wave wordt een telefoongesprek automatisch uitgeschreven en samengevat, inclusief de belangrijkste actiepunten.

Deze informatie kun je na controle zelf in Realworks of Kolibri vastleggen. Met aanvullende inrichting is het ook mogelijk om de transcriptie automatisch aan het CRM toe te voegen.

Vooral voor makelaars die veel onderweg bellen kan dit handig zijn. In ons blog over gesprekstranscriptie voor makelaars met Shomi lees je hoe dit in de praktijk werkt.

Een koppeling is zo goed als de informatie in je CRM

Een telefoniekoppeling maakt beschikbare informatie sneller toegankelijk, maar kan ontbrekende of onjuiste gegevens natuurlijk niet oplossen. Wanneer telefoonnummers niet goed zijn opgeslagen of relaties dubbel in het CRM staan, werkt herkenning minder betrouwbaar. Hetzelfde geldt voor informatie uit eerdere contactmomenten. Wanneer medewerkers niets vastleggen, kan een collega die informatie later ook niet gebruiken.

Daarom blijft goed CRM-gebruik belangrijk. De koppeling verlaagt de drempel om vanuit een telefoongesprek met de juiste relatie te werken, maar medewerkers moeten vervolgens nog steeds duidelijke afspraken hebben over wat zij vastleggen. De techniek ondersteunt het proces, maar de kwaliteit van de beschikbare informatie bepaalt hoeveel waarde je er uiteindelijk uit haalt.

Wat kost een koppeling met Realworks of Kolibri?

Je kunt de koppeling gebruiken als desktopapplicatie of als cloudoplossing. Aan beide varianten zijn andere kosten verbonden. De desktopvariant is daarbij de voordeligste optie.

Voor de desktopkoppeling betaal je eenmalig € 250,00 aan licentiekosten. Daarna betaal je € 6,00 per gebruiker per maand. Deze variant is al vanaf één gebruiker beschikbaar.

Voor de cloudkoppeling betaal je eenmalig € 150,00 aan licentiekosten. Daar komt een eenmalig bedrag van € 25,00 per gebruiker bij. Vervolgens betaal je € 6,25 per gebruiker per maand. De cloudvariant is beschikbaar vanaf vijf gebruikers.

Ben je al klant bij LanTel? Dan kun je de koppeling eerst gratis testen.

Mijn kijk op een goede CRM-koppeling

Vanuit mijn technische achtergrond vind ik koppelingen en integraties interessant. Ik heb alleen ook vaak genoeg gezien dat techniek pas echt waarde heeft wanneer medewerkers er in hun dagelijkse werk iets aan hebben. Een koppeling kan technisch perfect functioneren, maar als het proces erachter niet duidelijk is of de informatie in het CRM niet wordt bijgehouden, haal je er nooit het maximale uit.

Daarom vind ik dat je bij een koppeling tussen telefonie en Realworks of Kolibri vooral praktisch moet blijven kijken. Waar zoeken medewerkers nu onnodig naar informatie? Welke handelingen komen tijdens het bellen steeds opnieuw terug? En hoe zorg je ervoor dat een collega bij een volgend contactmoment niet opnieuw vanaf nul hoeft te beginnen?

Wanneer de koppeling daar een antwoord op geeft, voegt de techniek echt iets toe. Niet omdat het CRM en de telefoon per se met elkaar gekoppeld moeten zijn, maar omdat medewerkers minder hoeven te zoeken en meer aandacht overhouden voor het gesprek zelf. Voor mij is dat uiteindelijk waar een goede integratie om draait: de techniek op de achtergrond goed regelen, zodat mensen er in hun werk vooral gemak van ervaren.

Interesse in een kennismaking?

Wil je weten hoe de koppeling met Realworks of Kolibri binnen jouw makelaarskantoor kan worden toegepast? Bekijk dan ook onze pagina over zakelijke telefonie voor makelaars voor een compleet beeld van de mogelijkheden.

Je kunt rechtstreeks contact met mij opnemen voor een kennismaking via j.schilperoord@lantel.nl of 078 630 55 60. Je kunt ook het onderstaande formulier invullen. Dan nemen we binnen één werkdag contact met je op.

Neem contact met mij op