GC Goverwelle stapt over op een totaaloplossing van LanTel

Geschreven door:
Willem Graste

GC Goverwelle, alles onder één dak

Bij het gezondheidscentrum werken in totaal 56 mensen. Je kunt hier terecht bij verschillende zorgaanbieders zoals een diëtiste, psychologen en een acupuncturist. Het grootste deel van de zorgverleners is werkzaam bij de praktijk voor (kinder)fysiotherapie, de apotheek of de huisartsenpraktijk. Deze laatste drie maken samen gebruik van de telefonieomgeving.

Met deze klantcase zoomen wij in op de huisartsenpraktijk waar in totaal zeven huisartsen, negen assistenten en vier praktijkondersteuners werkzaam zijn. Jolanda, die als assistente veel met de telefonieoplossing werkt, kan als geen ander over het gebruik en de functionaliteiten van deze private cloud oplossing vertellen.

Een koppeling met Medicom

Bij GC Goverwelle werken ze met de nieuwe Medicom koppeling. Wanneer een patiënt belt, verschijnt er een pop-up op het computerbeeldscherm, waarna de assistent het patiëntdossier kan openen. “Voorheen vroeg je de beller om zijn naam en geboortedatum om het juiste dossier erbij te zoeken. Dit vragen we nu nog steeds, alleen heb je deze gegevens al direct op je scherm staan” aldus Jolanda.

Verder vertelt ze het volgende over de koppeling: “Het is heel fijn dat we nu met één klik op een telefoonnummer kunnen bellen. Na de klik belt je toestel naar het gekozen nummer. Het werkt eigenlijk met alle telefoonnummers op je scherm, zoals op websites. Dit levert natuurlijk tijd op, omdat we geen nummers meer in hoeven te toetsen, maar het werkt ook gewoon makkelijker en fijner.”

Een oplossing met meer functionaliteiten

De oude telefonieoplossing was niet zo uitgebreid als de cloud oplossing die we nu hebben, vertelt Jolanda. Binnen de nieuwe omgeving hebben ze de beschikking over een uitgebreide rapportage tool en maken ze gebruik van gespreksopname.

Piekmomenten inzichtelijk met rapportage

“Met de rapportage tool moet ik nog aan de slag” zegt Jolanda. Ze heeft er al wel naar gekeken. Zo heeft ze gezien dat ze onder andere inzicht heeft in de gemiddelde wachttijden en dat ze kan zien wanneer de piekmomenten zijn aan de telefoon. “Het is de bedoeling dat we met de rapportage tool onze bezetting gaan verbeteren. Daar hebben we over een iets langere periode data voor nodig om de piekmomenten inzichtelijk te krijgen.”

Met deze informatie kan je als praktijk op de drukke momenten ervoor kiezen om meerdere assistenten in te zetten. Aan de andere kant kan je ook zien of je op momenten overbezet bent. Op deze manier maak je handen vrij voor andere werkzaamheden.

Het bewaren van gesprekken

Bij GC Goverwelle hebben ze gekozen voor de functionaliteit van gespreksopname. Ze kunnen standaard tot 2500 uur aan gespreksduur bewaren. Deze gesprekken kunnen ze aan de hand van datum en tijd terugvinden. De redenen waarom ze voor deze functionaliteit hebben gekozen legt Jolanda uit: “Wij hebben voor deze functie gekozen zodat we dit kunnen gebruiken voor trainingsdoeleinden. Medewerkers die net beginnen of in opleiding zijn kunnen we dan coachen. Het is ook handig wanneer we telefonisch een klacht ontvangen, we kunnen dan op een later moment nog terugluisteren wat er precies gezegd is”.

Makkelijk thuiswerken als iemand in quarantaine moet

Met de nieuwe oplossing kunnen de assistenten van GC Goverwelle heel gemakkelijk thuiswerken. Jolanda zelf heeft een vaste thuiswerkplek ingericht met een vast toestel. Ze kan vanuit huis precies werken zoals op de praktijk, met behoud van alle functionaliteiten.

Verder vertelt ze dat ze goed voorbereid zijn wanneer een andere collega in quarantaine zou moeten. “We hebben twee laptops die helemaal ingericht zijn om thuis te kunnen werken. Met een veilige verbinding kunnen we hiermee inloggen op ons systeem en beschikken we gewoon over Medicom. Vanuit LanTel hebben we twee losse toestellen. Die sluit je thuis aan, je logt in op het toestel en je bent klaar om te werken zoals je gewend bent op de praktijk”.

Een goed geplande implementatie en installatie

Volgens Jolanda verliep de implementatie van de nieuwe telefonieoplossing soepel en zonder echte hinder. Bij GC Goverwelle waren ze op de hoogte wat zij vanuit hun kant dienden voor te bereiden voordat Maurice namens LanTel langskwam voor een driedaagse installatie.

Op de eerste dag heeft Maurice alle toestellen op de juiste werkplek geplaatst. Hij installeerde alle benodigde hardware en testte de door ons geleverde internetverbinding. Zo stond alles gereed voor een snelle installatie van de nieuwe cloud oplossing op dag twee.

De portering van de nummers

Bijzonder aan deze implementatie is dat de portering, het overzetten van de nummers, in de avond heeft plaats gevonden. Zo vertelt Maurice: “Normaal duurt een portering van nummers enkele minuten. Vanwege technische redenen en de omvang van de oplossing zou dit bij GC Goverwelle een uur in beslag nemen. In dit soort gevallen kiezen wij er dan voor om de portering in de avond uit te voeren. Tijdens een portering ben je namelijk niet bereikbaar.”

De belangrijke toestellen eerst

De volgende ochtend stond Maurice al om 7:00 op de stoep. “Ik installeerde eerst de meest belangrijke toestellen. Bij Goverwelle waren dit de toestellen van de assistenten en die van de apotheek.” Aldus Maurice. Vervolgens kregen de medewerkers een korte training van 15 minuten waarin Maurice heeft uitlegd hoe het toestel werkt, zodat om 8:00 alles gereed was voor de eerste inkomende gesprekken van patiënten.

Na deze eerste stap werd de telefonieoplossing verder uitgerold door het gehele centrum. “De assistenten van de huisartsen nemen ook de telefoon aan van de fysiotherapiepraktijk. Dus die toestellen konden dan later worden aangesloten” vertelt Jolanda tot slot. Aan het einde van deze tweede dag heeft Maurice nog een nabespreking gehad met de assistenten, om te zien of zij nog vragen hadden of aanpassingen wilden doorvoeren zodat de oplossing beter bij hun wensen aansloot. Uiteindelijk is Maurice op de laatste dag bezig geweest met de functionaliteiten in te richten en applicaties, zoals de Medicom koppeling, te installeren.

Telefonie voor jouw gezondheidscentrum

Ben je ook opzoek naar een nieuwe telefonieoplossing voor jouw gezondheidscentrum, of wil je hier advies over inwinnen? Wij vertellen je graag wat we voor jullie kunnen betekenen. Elk onderdeel binnen jouw centrum kunnen we op maat bedienen binnen één totaaloplossing. Bekijk onze telefonie voor gezondheidscentra en zorggroepen pagina of vul onderstaand formulier in zodat we contact met je op kunnen nemen.

Neem contact met mij op

FAQ

Hoe verloopt de implementatie van de nieuwe telefonieoplossing en welke stappen worden er genomen?

Welke functionaliteiten biedt de nieuwe cloud telefonieoplossing van GC Goverwelle die niet aanwezig waren in de oude oplossing?

Hoe zorgt de cloud telefonieoplossing van GC Goverwelle ervoor dat assistenten eenvoudig vanuit huis kunnen werken, met behoud van alle functionaliteiten?