De oplevering van jouw VoIP telefoonsysteem

Geschreven door:
Maurice Gorissen

Het maken van een duidelijke planning

Voordat we op locatie komen hebben wij een planning gemaakt voor de dag van implementatie. Deze bespreken wij bij aankomst. In grote lijnen zal de dag bestaan uit de volgende punten:

• Een interactieve training voor het gebruik van de telefoons voor de meest intensieve gebruikers.
• De migratie: de verhuizing van de telefoonnummers van het oude telefoonsysteem, naar het nieuwe.
• Wanneer van toepassing: de installatie van software op de werkplekken. Denk hierbij aan de koppeling om via Teams extern te bellen, een koppeling met een HIS pakket of een CRM-systeem.
• Optioneel: een training voor de overige gebruikers.

Samen met de medewerkers wordt een plan gemaakt om de migratie zo soepel mogelijk uit te voeren. Wij vinden het belangrijk dat er geen onzekerheid bestaat over wat er gaat gebeuren en wanneer.

Na het vaststellen van de planning en het plan van aanpak, zal de field engineer alle technische zaken voorbereiden. Hieronder valt het configureren en testen van de nieuwe internetverbinding, de netwerkswitch, de telefoontoestellen en eventueel de headsets.

Ontzorgen van de medewerkers

Vaak maken medewerkers al vele jaren gebruik van één en hetzelfde telefoonsysteem. Een gloednieuw VoIP telefoonsysteem met een nieuwe werkwijze kan dan een bron van stress en onzekerheid zijn. Wij vinden het erg belangrijk dat jouw nieuwe telefoonsysteem niet alleen technisch goed in elkaar zit. Het is net zo belangrijk dat de medewerkers er met vertrouwen en plezier efficiënt mee kunnen werken.

Dit realiseren we door een duidelijke en interactieve training in het gebruik van de nieuwe VoIP telefoons en/of softphones, voordat de migratie plaatsvindt. Hierbij houden we rekening met de individuele snelheid van de medewerkers en geven we geduldig uitleg tot er zelfvertrouwen is in het gebruik van het systeem. Als naslagwerk zorgen we voor duidelijke en beknopte digitale handleidingen.

Direct na de migratie, wanneer de eerste bellers binnenkomen op het nieuwe telefoonsysteem, blijft de field engineer de medewerkers ondersteunen. Bij vragen of twijfel over hoe de toestellen werken, kan hij direct assisteren om het gesprek bijvoorbeeld in de wacht te zetten of door te verbinden. Tegen het einde van de dag is er nogmaals gelegenheid voor vragen en eventuele wijzigingen en evalueren we samen hoe de oplevering is verlopen.

Minimale hinder bij de implementatie van jouw telefoonsysteem

Minimale hinder betekent dat we zorgen voor een zo kort mogelijke downtime. Hiermee bedoelen we dat de organisatie zo kort mogelijk telefonisch onbereikbaar is. Het zal je misschien verbazen dat dit in de regel maar enkele minuten is.

Dat het maar enkele minuten duurt, komt omdat wij jouw nieuwe VoIP telefooncentrale compleet ingericht opleveren. Dit doen wij in de dagen voor de implementatiedag. We testen het systeem grondig, zodat we het kant en klaar kunnen afleveren op jouw locatie. Wij hebben de volledige programmering op basis van het vooraf opgestelde nummerplan geconfigureerd. Alle keuzemenu’s en tijdsturingen zijn ingericht en professioneel ingesproken door één van de field engineers. Wanneer gewenst, kunnen deze ingesproken berichten door een eigen medewerker worden aangepast.

Tijdelijk twee telefoonsystemen naast elkaar

Om de downtime tijdens de migratie zo kort mogelijk te houden, proberen we altijd om het nieuwe telefoonsysteem te lanceren naast het oude. Dit betekent dat er tijdelijk twee telefoons op de bureaus staan. Daardoor blijft de downtime beperkt tot het verhuizen van de telefoonnummers door de providers. Dit duurt doorgaans slechts enkele minuten. Hierna komen oproepen direct binnen op de nieuwe telefoontoestellen.

Als er niet genoeg bekabeling is om alle oude en nieuwe toestellen gelijktijdig aan te sluiten, dan vervangen we de toestellen in fases. In dit geval zorgen we er dan voor dat belangrijke toestellen zoals die van de receptioniste/assistente als eerste operationeel zijn. Zodra de migratie is afgerond, worden de resterende oude toestellen zo snel mogelijk vervangen.

Het beste moment voor de migratie van jouw telefoonsysteem

Vaak wordt er gekozen om de migratie tijdens de lunchpauze uit te voeren. Het is dan in de regel minder druk qua inkomende gesprekken. Als om een technische reden de downtime langer zal duren dan een paar minuten, kunnen oproepen worden doorgeschakeld naar een mobiele telefoon. Dit doen wij bijvoorbeeld voor de spoedlijn van een telefonieoplossing voor een huisartspraktijk.

Elk VoIP telefoonsysteem is uniek

Onze field engineers hebben vele jaren ervaring met organisaties in de eerstelijnszorg, het onderwijs en vele bedrijven in het MKB. Elke organisatie is uniek en doordoor ook elke oplevering van een VoIP telefoonsysteem. Om die reden zullen wij in samenwerking met jou altijd streven naar de best passende oplossing voor jouw organisatie en situatie.

Om je een beeld te geven, hebben we hier tot slot een voorbeeldplanning voor een organisatie met een lunchpauze van 12.00 tot 13.00:

Is jouw bedrijf opzoek naar een nieuw VoIP telefoonsysteem?

Een nieuw telefoonsysteem en daarmee de overstap naar LanTel is, zoals je hebt gelezen, zo gepiept en binnen een dag geregeld. Is jouw organisatie opzoek naar een nieuwe zakelijke telefonieoplossing? Vul het onderstaande formulier in of neem contact op met ons via 078-630 55 55 of sales@lantel.nl.

Neem contact met mij op

FAQ Oplevering van een VoIP telefoonsysteem

Wat is de planning tijdens de oplevering van jouw VoIP telefoonsysteem?

Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers de nieuwe werkwijze begrijpen?

Hoe zorgen we ervoor dat we altijd bereikbaar blijven tijdens de overgang?