Circa acht weken geleden zijn we massaal thuis gaan werken. Of je werkgever heeft maatregelen getroffen om (deels) op kantoor werkzaam te blijven. Hoe we nu (samen)werken begint vorm te krijgen en mensen raken er zelfs aan gewend. Maar helaas loop je ook tegen zaken aan die beter geregeld kunnen én moeten worden om goed te kunnen werken.
We communiceren minder bij het koffieapparaat en hebben daarom meer telefonisch contact. Een goede communicatieoplossing is dus nog belangrijker geworden om alle medewerkers efficiënt met elkaar te laten samenwerken.
Geschreven door:
Wietse van der Lei
Oplossingen van tijdelijke aard
We zijn thuis gaan werken. In het begin is het even schakelen om een nieuw ritme te krijgen. Want hoe regel je het met je partner en de kinderen? Werk je gewoon aan de keukentafel of ga je een eigen thuiswerkplek inrichten. Na een tijdje ga je echt wel je tweede scherm missen die je op kantoor wel hebt staan. Het contact met klanten en collega’s gaat gelukkig verder via mail en telefoon, misschien zelfs via je privé telefoon.
De eerste weken accepteer je wat makkelijker de beperkingen van het thuiswerken. Gelukkig snappen wij tegen welke belemmering je aan kunt lopen als het gaat over telefonieoplossingen. Onze klanten brachten wij al snel op de hoogte van mogelijk hogere telefoniekosten vanwege het thuiswerken. We kregen vragen en meldingen binnen dat medewerkers slechter bereikbaar zijn en dat zij de functionaliteiten van het bellen op werk missen. Denk aan de functie om te kunnen doorverbinden en het inzicht in de telefonische beschikbaarheid van een collega. Op veel vlakken moeten we op zoek naar een oplossing voor de lange termijn. We gaan op zoek naar een goede manier van communicatie in de toekomst.
Pas jezelf aan naar communicatie in de toekomst
Het nieuwe werken is voor iedereen een proeftuin. Wij denken dat veel veranderingen de nieuwe norm gaan worden. Er zijn namelijk genoeg voordelen te benoemen als het om gaat thuiswerken. Zeg eens eerlijk, mis jij de dagelijkse files? Je reistijd komt te vervallen en zo heb je meer vrije tijd. En omdat we minder rijden wordt de lucht ook nog eens schoner.
Thuiswerken is een blijvertje
Verschillende media schrijven er al over dat thuiswerken een blijvertje zal zijn. Hier is door het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM) ondertussen onderzoek naar gedaan. Een onderdeel van dit onderzoek gaat over het thema werk. Hier kwamen onder andere de volgende resultaten naar voren:
- Ongeveer 44% van de werkenden is als gevolg van de coronacrisis gestart met, of meer gaan thuiswerken. Voor op afstand vergaderen betreft dit zo’n 30% van de werkenden.
- Circa 27% van de thuiswerkers verwacht ook na de coronacrisis vaker te gaan thuiswerken.
- Circa 36% van degenen die nu meer op afstand vergaderen verwachten dit na de coronacrisis vaker te gaan doen.
Uit de resultaten blijkt dat een groot deel van werkend Nederland na de coronacrisis vaker thuis zal werken. Het op afstand vergaderen, wat veelal met een videobel applicaties gebeurt, is ook niet onopgemerkt gebleven in het onderzoek.
Denk na over je communicatie in de toekomst
We mogen met zijn allen wel concluderen dat de maatregelen rondom thuiswerken nog een geruime tijd van kracht blijven. Wanneer deze versoepelen of worden ingetrokken is de kans groot dat we het thuiswerken hebben omarmt. Denk daarom juist nu goed na over je communicatie voor deze periode én de toekomst.
Ben je optimaal bereikbaar?
Op je vaste werkplek heb je de beschikking over een vast toestel. Gesprekken komen via een keuzemenu uit bij de belgroep waar jij deel van uitmaakt. Belt er iemand voor je collega dan verbind je het gesprek met een enkele handeling door naar zijn mobiel. Beschik je nog steeds over deze functionaliteiten nu je thuiswerkt? Waarschijnlijk niet.
Wij zien dat organisaties hun telefonie doorschakelen naar mobiele nummers van werknemers. Nemen zij het gesprek niet aan, dan valt het gesprek weg. Ze missen de mogelijkheid om gesprekken via hun mobiel door te verbinden. Mensen die nog wel op kantoor werken kunnen niet zien of hun thuiswerkende collega’s telefonisch beschikbaar zijn. Andersom ook niet.
Heb je al een telefonieoplossing in de cloud?
Veel organisaties zijn al van een telefooncentrale op locatie over naar cloud telefonie. Met een virtuele telefooncentrale in de cloud is het schakelen naar thuiswerken makkelijker. Bij een centrale op locatie ben je gebonden aan je vaste werkplek. Alleen daar komt je telefoonnummer uit. Alleen op die plek kan je bellen of gebeld worden. Doorschakelen naar je mobiele telefoon is geen ideale oplossing. Dit wordt gezien als een extern gesprek en hier zijn direct extra kosten aan verbonden.
Met een telefonieoplossing in de cloud bel je via het internet. Je telefoonnummers zijn niet meer gebonden aan een vaste locatie. Overal waar je internet hebt kan je bereikbaar zijn op jouw vaste nummer. En dan niet perse op je vaste toestel. Dit kan ook op je mobiele telefoon of zelfs op je laptop. Uiteraard met behoud van de functionaliteiten zoals belgroepen, wachtrijen en doorverbinden. Cloud telefonie wordt ook wel hosted telefonie genoemd en wij hebben met verschillende oplossingen altijd een passende cloud oplossing voor jouw organisatie.
Maak je gebruik van een softphone?
Werk je al thuis en beschikt je organisatie over een cloud oplossing? Dan blijf je met een softphone optimaal bereikbaar vanaf je laptop, mobiele telefoon of tablet. Je hebt dus geen vast toestel nodig. Het is een applicatie waar we meer over vertellen in ons blog ‘Wat is een softphone?’.
Heb je een goede videoapplicatie?
Uit het onderzoek van het KiM blijkt dat er veel wordt vergaderd op afstand. Hier heb je een goede videoapplicatie voor nodig. Deze is niet alleen te gebruiken voor contact met collega’s maar ook voor gesprekken met klanten. Onze applicatie LanTel Meetings gaat nog verder. Naast videobellen kan je gesprekken opnemen, webinars houden, je scherm delen voor het geven van presentaties en het delen van bestanden.
De kleine “bijeenkomsten” die onderling tussen collega’s plaatsvinden kunnen gemakkelijk door iedere medewerker worden opgezet. Deze werkoverlegjes kan je nu gemakkelijk houden op afstand.
Let goed op de veiligheid van applicaties
Organisaties maken snel gebruik van applicaties zoals Microsoft teams, Zoom en WhatsApp. Deze voldoen niet aan de privacy wetgeving (AVG) en/of ISO Normen. LanTel Meetings doet dit wel. Zo passen we dit toe in de eerstelijnszorg en maken huisartsen hier gebruik van om online spreekuur te houden met hun patiënten. Neemt niet weg dat je op een bedrijf als Microsoft mag vertrouwen dat je veilig gebruik kan maken van hun MS-Teams oplossing. Het is zelfs mogelijk je telefonieomgeving hier aan te koppelen zodat je met je vast nummer kan bellen via Microsoft Teams.
Alle communicatie in één: Unified Communications
Wanneer je gaat kijken naar de inrichting van je communicatie en telefonie in de toekomst dan is ‘Unified Communications’ (UC) een term die je vaak tegen zal komen. Het gebruik van de cloud maakt het nu mogelijk om al je communicatievormen zoals telefonie, email, chat en video samen te brengen in één applicatie. Dat is UC. Unified Communications is voor jouw organisatie de oplossing voor je interne en externe communicatie in de toekomst.
Met Unified Communications is iedereen met elkaar verbonden
Met UC stuur je gemakkelijk een chat bericht naar je collega’s en kan je op voorhand al zien of ze beschikbaar zijn. Je blijft het volledige overzicht houden en je schakelt snel met je collega’s en klanten. Ongeacht waar zij zich op dat moment bevinden. Hopelijk zitten we weer snel meer op kantoor, de kans is groter dat net die ene collega thuiswerkt die wel bij die ene meeting aanwezig moet zijn. Maak je met zijn allen gebruik van dezelfde UC oplossing dan is de meeting zo opgestart en is iedereen aanwezig.
Laat je adviseren door LanTel
De mogelijkheden voor een toekomstbestendige telefonieoplossing zijn legio. Afhankelijk van jouw organisatie en wensen is er altijd een oplossing op maat. In dit blog hebben we de mogelijkheid van vast mobiel integratie nog niet mee genomen. Hiermee los je direct een belangrijk probleem op. Namelijk dat collega’s op hun mobiele telefoon weer kunnen doorverbinden. Precies zoals dit op kantoor mogelijk is.
Loop je nu tegen problemen aan binnen jouw telefonieoplossing? Neem dan contact met ons op via 078-6305555. Of vul onderstaand contactformulier in. We kijken graag hoe jij weer optimaal bereikbaar kan zijn zodat iedereen binnen je organisatie op een fijne manier thuis kan werken. Zowel tijdens de coronacrisis als in de toekomst.
