Klantcase: VO Veghel kiest voor Teams Telefonie van LanTel

Eenvoudig beheer, betrouwbare telefonie: VO Veghel over bellen via Microsoft Teams

Geschreven door:
Willem Graste

De zoektocht naar een moderne telefonieoplossing

Jordy opent: “We maakten gebruik van een on-premise omgeving, met een server hier op locatie. Met oude vaste telefoons op het bureau. We liepen uit contract bij onze oude telefonieleverancier en toen ben ik op zoek gegaan naar een nieuwe telefonieoplossing.”

Jordy kende de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van bellen via Teams. Omdat ze bij VO Veghel al met Microsoft Teams werkten, besloot hij verder te onderzoeken wat de mogelijkheden waren. Zo begon de zoektocht naar een nieuwe telecompartner. “Ik was op zoek naar leveranciers die mij meer konden vertellen over Operator Connect. Toen kwam ik al snel uit bij LanTel en kreeg ik Wietse aan de lijn. Die wist mij haarfijn uit te leggen wat Operator Connect was, en zo is het balletje gaan rollen,” vertelt Jordy.

Na gesprekken met nog een aantal andere aanbieders viel de keuze uiteindelijk op LanTel. “Wietse is een schappelijke man, en met zijn passie en inhoudelijke vakkennis gaf hij ons direct een positief gevoel over LanTel.”

“Voor elke school die met Microsoft Teams werkt, is dit ideaal. Je voegt telefonie toe aan de applicatie die toch al het meest gebruikt wordt binnen de organisatie.”

Jordy de Kleijn – Systeembeheerder, Vo Veghel

Operator Connect: stabiel, betrouwbaar en eenvoudig te beheren

Sinds de overstap draait de volledige telefonieomgeving van VO Veghel in de cloud. “We hebben in het afgelopen jaar dat we met Operator Connect bellen geen downtime gehad. We hebben weinig last gehad van storingen,” vertelt Jordy tevreden.

Hij benadrukt het gemak van werken binnen één omgeving. “Het is natuurlijk ook een groot voordeel dat alles beheerd wordt in één en dezelfde omgeving van Microsoft Teams. Ik kan zelf gebruikers toevoegen en verwijderen, instellingen en rechten aanpassen — bijvoorbeeld of iemand wel of niet naar het buitenland mag bellen. Alle eerstelijns hulpvragen kunnen we goed zelf oplossen. En als we nieuwe telefoonnummers moeten toevoegen, regelt LanTel dat voor ons.”

Shared Calling: kostenbesparing en eenvoud

Een van de grootste voordelen voor VO Veghel is Shared Calling. Hiermee kunnen meerdere gebruikers via één licentie bellen. “Docenten bellen maar een aantal keer per jaar. Voor een ouderavond of op het moment dat er iets niet lekker loopt met een leerling, dan bellen ze naar de ouders. Dat is veel te weinig om een eigen nummer te hebben,” legt Jordy uit. “Zij zitten nu allemaal in één pool en kunnen gewoon via Teams bellen. En omdat ze geen eigen nummer hebben, kunnen ouders ze ook niet meer rechtstreeks bereiken.” Zo bespaart VO Veghel flink op licentiekosten, terwijl de bereikbaarheid optimaal blijft.

Betere bereikbaarheid met Contact Center van Roger365.io

Wanneer ouders terugbellen, komen ze uit bij de receptie. Daar wordt gewerkt met het Contact Center van Roger365.io, waarmee alle inkomende gesprekken zichtbaar en beheersbaar zijn. Receptionisten kunnen gesprekken eenvoudig doorverbinden of een terugbelverzoek met toelichting doorzetten naar docenten.

Niemand minder dan Maureen, receptioniste bij het Zwijsen College, kan hier het beste over vertellen. Zo vertelt ze enthousiast: “Ik handel al het telefonieverkeer af met Roger, maar ik heb ook actueel inzicht. Binnen Roger kan ik zien hoeveel mensen er in de wacht staan, wat de wachttijd is geweest wanneer ik het gesprek begin en wat de gemiddelde wachttijd is. Dat maakt mijn werk een stuk overzichtelijker.”

De Magister-koppeling: sneller werken en minder fouten

Maureen is ook erg blij met de koppeling tussen de telefonieoplossing en Magister. In Magister staan natuurlijk alle telefoonnummers van ouders en van de leerling zelf op de leeringkaart. Zodra een nummer herkend wordt, verschijnt automatisch een pop-up bij de receptie, met de bij behorende leeringkaart.

“Dit is onwijs handig,” zegt Maureen. “Ik hoef niet meer te vragen of ze de naam nog eens willen herhalen of spellen, of het nou met CH is of met een S of een Z geschreven is bijvoorbeeld. Ik kan meteen naar de juiste leerling in het systeem om bijvoorbeeld een afspraak bij de orthodontist of een ziekmelding te verwerken.” Ze voegt toe: “Telefoongesprekken met ouders worden daardoor sneller afgehandeld en wachttijden zijn daardoor ook korter.”

Een prettige samenwerking met LanTel

Natuurlijk zijn wij erg benieuwd hoe Jordy de samenwerking met LanTel ervaart. Hij vertelt “Er werken veel bekwame mensen bij LanTel. Als ik een vraag of probleem heb, dan helpt de servicedesk van LanTel mij enorm goed. Af en toe heb ik contact met Wietse, die vraagt regelmatig hoe het gaat. En wat kan ik zeggen? Alles is eigenlijk naar wens.”

De juiste oplossing voor elke school die met Teams werkt

Bij VO Veghel wordt gewerkt met Teams Telefonie via Operator Connect, het Contact Center van Roger365.io en een directe koppeling met Magister. Jordy ziet de oplossing als breed toepasbaar: “Voor elke school die met Microsoft Teams werkt, is dit ideaal. Je voegt telefonie toe aan de applicatie die toch al het meest gebruikt wordt binnen de organisatie. En voor de receptie is het gewoon heel prettig werken. Met één druk op de knop kun je ouders of leerlingen direct helpen. Ik verwacht dat deze oplossing voor elke school een verademing zou zijn.”

“Dit is onwijs handig. Ik hoef niet meer te vragen of ze de naam nog eens willen herhalen of spellen, of het nou met CH is of met een S of een Z geschreven is bijvoorbeeld.”

Maureen van Boxtel – Receptioniste, Zwijssen College

Eenvoudig overstappen naar Teams Telefonie

Heb je na het lezen van deze klantcase interesse in bellen via Teams? De overstap is eenvoudig — zeker als je gebruikmaakt van Microsoft A5-licenties, waarin de Phone Add-on standaard is inbegrepen. Met de Operator Connect-licenties van LanTel wordt de integratie snel geregeld en ben je direct klaar om te bellen via Teams.

Persoonlijk advies van onze onderwijsspecialist

Onze accountmanager en specialist op het gebied van telefonie in het onderwijs, Jan van Tongeren, komt graag bij je langs om kennis te maken. Hij vertelt je alles over de oplossingen die wij scholen te bieden hebben. Je kan hem rechtsreeks benaderen op j.vantongeren@lantel.nl of 078 630 55 53.