De telefoon is misschien wel hét belangrijkste communicatiemiddel tussen jouw bedrijf en externe contacten. Natuurlijk staat de directe communicatie, face to face, met de klant op nummer één, maar zakelijke telefoongesprekken zijn een hele belangrijke tweede. Ze zijn namelijk het visitekaartje van jouw bedrijf, wanneer iemand verder nog geen goed beeld heeft van jouw organisatie. Het contact via de telefoon is bepalend voor de eerste indruk van een (nieuwe) klant. Het is dus belangrijk om efficiënt, professioneel en zorgvuldig te communiceren. Wij delen al onze zakelijk telefoneren tips met je!
Geschreven door:
Willem Graste
Tips en trucks zakelijk telefoneren
Als het gaat om communicatie aan de telefoon, dan wil je dat jij en je medewerkers op een enthousiaste, behulpzame en duidelijke manier communiceren. De klant moet positief te woord worden gestaan. We geven je graag een aantal belangrijke tips als het gaat over zakelijk telefoneren.
De telefoon is misschien wel hét belangrijkste communicatiemiddel tussen jouw bedrijf en externe contacten. Natuurlijk staat de directe communicatie, face to face, met de klant op nummer één, maar zakelijke telefoongesprekken zijn een hele belangrijke tweede. Ze zijn namelijk het visitekaartje van jouw bedrijf, wanneer iemand verder nog geen goed beeld heeft van jouw organisatie. Het contact via de telefoon is bepalend voor de eerste indruk van een (nieuwe) klant. Het is dus belangrijk om efficiënt, professioneel en zorgvuldig te communiceren. Wij delen al onze zakelijk telefoneren tips met je!
Tips en trucks zakelijk telefoneren
Als het gaat om communicatie aan de telefoon, dan wil je dat jij en je medewerkers op een enthousiaste, behulpzame en duidelijke manier communiceren. De klant moet positief te woord worden gestaan. We geven je graag een aantal belangrijke tips als het gaat over zakelijk telefoneren.
- Laat de telefoon niet te vaak overgaan: drie keer is de max. Een klant wil niet te lang wachten. Moet een klant in de wacht worden gezet? Geef dit altijd duidelijk aan en bedank de klant daarna voor het wachten.
- Onze tweede zakelijke telefonie tip heeft alles te maken met eenheid binnen je uitstraling. Laat iedereen dezelfde, professionele openingszin gebruiken. Zorg ervoor dat die eerste zin fris en goed overkomt. Noem bijvoorbeeld de naam van het bedrijf, de eigen naam en vraag waarmee je de beller van dienst kunt zijn.
- Noteer alle gegevens. Zodra het gesprek start, noteer je de naam, het telefoonnummer en waar de klant voor belt. Zo kun je deze informatie altijd terugvinden en laat je merken dat je hebt geluisterd.
- Boze klant aan de telefoon? Blijf rustig en beleefd. Hoewel boze klanten heel vervelend kunnen zijn, zijn negatieve recensies en klachten nóg vervelender. Hierbij is onze zakelijk telefoneren tip: blijf altijd beleefd en kalm aan de telefoon.
Technische aspecten zakelijk telefoneren
Het is natuurlijk belangrijk dat medewerkers aan de telefoon in grote lijnen de gedragsregels kennen van zakelijk telefoneren. Maar net zo belangrijk is een goede telefonieoplossing die ervoor zorgt dat bellers de juiste mensen aan de lijn krijgen en bij lange wachttijden goed worden geïnformeerd. Lange wachttijden aan de telefoon zijn namelijk geen goed uithangboord voor je organisatie. Eén op de drie personen belt ook niet meer terug na een lange wachttijd aan de lijn. De mensen met het minste geduld hangen zelfs al na 40 seconden wachten op. Wanneer dit om potentiële nieuwe klanten gaat is dat natuurlijk wel zonde.
Wanneer een beller een lange wachttijd uitzit, voordat ze iemand aan de lijn krijgen is dat ook geen prettig begin van een gesprek. De beller kan dan al lichtelijk geïrriteerd zijn en dat gevoel projecteren op de persoon die de telefoon aanneemt.
Heeft jouw organisatie lange wachttijden?
Je kan met rapportagemodules op je telefonieoplossing snel achterhalen wat de wachttijden zijn aan de telefoon, hoeveel mensen er na hoeveel tijd de wachtrij verlaten en hoelang gesprekken gemiddeld duren. Wanneer blijkt dat wachttijden hoog zijn, kan je kijken naar je inrichting en het belplan van je telefoniesysteem. Heb je hier geen verstand van? Vraag LanTel dan om hulp. Wij kunnen vrij snel zien waar verbeteringen mogelijk zijn om je bereikbaarheid te verbeteren.
Wanneer je telefonische bereikbaarheid slecht is of je gewoonweg niet voldoende mensen in dienst hebt om de telefoon te beantwoorden, dan is Aurora teleQ een oplossing. Dit systeem handelt je telefonie verkeer af. Bellers kunnen zelf een terugbelactie inplannen op voor jou gunstige tijden.
Zakelijke telefoneren in de toekomst
Een ontwikkeling die al enkele maanden in gang is en volgens ons alleen maar zal blijven groeien, is het kunnen bellen via teams buiten de organisatie. Met verschillende koppelingen is het mogelijk om telefonie in je Microsoft Teams te integreren. Alles wat je daar over moet weten lees je in ons blog ‘Operator Connect’. Je hebt nu alleen nog maar je laptop of computer nodig, alle communicatie heb je nu echt op één apparaat.
Kunnen wij je verder helpen?
Ben je op zoek naar een nieuwe en betere telefonieoplossing voor jouw organisatie? Wij helpen je graag verder. LanTel biedt verschillende telefonieplatformen aan waar je gebruik van kan maken. Neem contact met ons op via 078-630 55 55 of sales@lantel.nl of vul onderstaand formulier in. Dan nemen wij contact met jou op.
