Sinds het coronavirus ons land beheerst, zijn we massaal thuis gaan werken, waarbij video vergaderen onlosmakelijk verbonden is. Hoewel we vergaderen als iets vanzelfsprekends zien, blijkt online vergaderen voor veel mensen een uitdaging. Zo wordt de tijd vaak overschreden, heeft er geen voorbereiding plaats gevonden en blijkt het lastig te zijn om interactie te creëren. Om je hierbij te helpen geven wij je handige tips voor efficiënt vergaderen op afstand.
Uit onderzoek van Voiceworks onder 1.073 thuiswerkenden blijkt dat voor 69,3% thuiswerken geen probleem is. Zo werd er onder andere aangegeven dat er thuis veel meer werk werd verzet dan op kantoor. Voor werkgevers is dat erg fijn om op te merken. De algemene verwachting is daarom dat thuiswerken een nieuw normaal gaat worden. Hier hebben wij eerder al over geschreven in ons blog ‘communicatie in de toekomst’.
Wil jij ook effectief video vergaderen? Gebruik dan onderstaande tips voor efficiënt vergaderen op afstand die we hebben onderverdeeld in do’s & dont’s.
Geschreven door:
Angela van Dijk
Do’s van vergaderen op afstand
Een succesvolle vergadering op afstand is gestructureerd en wordt met aandacht gegeven. Pas hiervoor onderstaande punten toe.
- Duidelijk doel – Bepaal vooraf het doel van de vergadering. Dit voorkomt dat je constant afwijkt van het onderwerp.
- Strakke agenda – Zorg voor een strakke agenda en deel deze vooraf van de vergadering met de andere deelnemers. Zo weet iedereen wat er te wachten staat.
- Tijdslimiet – Bepaal van tevoren een tijdslimiet. Dit schept voor zowel de voorzitter als voor de deelnemers een verwachting.
- Gebruik de mute knop – Zorg dat 1 iemand aan het woord is en zet alle andere leden van de vergadering op mute (microfoon uit). Zorg dat je maximaal 5 minuten aaneengesloten aan het woord bent. Iedere 5 minuten is het tijd voor interactie (zie volgend punt). Dit voorkomt afleiding.
- Creëer interactie – Stel een vraag aan de deelnemers en laat ze het antwoord opschrijven. Vraag een deelnemer zijn antwoord hardop voor te lezen. Uiteraard dient deze persoon dan even op un-mute te staan. Of gebruik de chatbox en laat ieder daar zijn antwoord typen.
- Maak een actielijst – Erg belangrijk, stel ook tijdens het vergaderen op afstand een actielijst op! Niet tijdens de vergadering zelf, maar de acties die uit de vergadering vloeien en de voortgang daarvan bepalen het succes. Opvolging, opvolging en opvolging…
- HALTO-analyse – Normaal communiceer je met heel je lichaam, maar tijdens vergadering op afstand ligt de focus vooral op je hoofd. Doe daarom de HALTO-analyse. Kijk kritisch naar jezelf. Hoe kom je bij anderen over? Hoe houd je je Hoofd? Hoe is je Ademhaling? Hoe is je Lichaamshouding? Wat is je Tone-of-Voice? Hoe is je Oogopslag?
Don’ts van vergaderen op afstand
Eigenlijk geldt voor de don’ts van efficiënt vergaderen op afstand: Als je iets op kantoor niet zou doen, doe het dan ook niet tijdens een online meeting. Voor de zekerheid volgt hier toch een lijstje met don’ts van video vergaderen op afstand.
- Niet door elkaar praten – Iedereen de ruimte geven om tegelijkertijd te kunnen praten helpt je vergadering om zeep. Tijdens een fysieke vergadering is dit al erg hinderlijk, maar vooral online is dit zeer verwarrend. Niet doen dus, gebruik de mute knop.
- Maar één vragenronde? – Alleen aan het einde van de vergadering een vragenronde instellen is geen goed idee. Online is de kans groter dat deelnemers afgeleid worden, dus geef deelnemers tussendoor de kans tot het stellen van vragen.
- Alleen iets mededelen – Video vergaderen is geen eenrichtingsverkeer en mededelingen kun je ook per e-mail doen.
- In je pyjama achter je computer zitten – Erg verleidelijk om vanuit bed zo achter je beeldscherm te verplaatsen, maar doe het niet. Het staat ongeïnteresseerd en erg onprofessioneel.
- Kijken naar jezelf – Kijk niet naar jezelf op je beeldscherm maar recht in de camera. Zo creëer je het gevoel van oogcontact bij de deelnemers tijdens het video vergaderen.
Technische tips voor vergaderen op afstand
Op technisch vlak dien je rekening te houden met enkele zaken. Dit heeft veelal te maken met de applicatie die je gebruikt. Vanzelfsprekend is dat iedereen die aan de vergadering deelneemt een goede internetverbinding heeft. Vraag of iedereen dicht genoeg bij zijn Wifi-kastje zit en niet boven op zolder. Andere tips zijn:
- Kunnen delen van je scherm – Een applicatie waarbij je jouw scherm kan delen biedt de mogelijkheid om naast vergaderen ook presentaties te geven.
- Veiligheid – Niet alle applicaties die te gebruiken zijn voldoen aan de juiste veiligheidseisen. Je meeting kan zomaar worden afgeluisterd of kan iemand zomaar deelnemen wat niet de bedoeling is.
- Maximaal aantal personen – Hou bij de keuze van de applicatie er rekening mee dat een maximum is voor het aantal deelnemers van een vergadering op afstand.
LanTel Meetings, de applicatie voor jouw organisatie
Nog op zoek naar een goede applicatie om te kunnen video vergaderen? Wij bieden je LanTel Meetings. In vergelijking met de veelgebruikte applicaties zoals Microsoft Teams, Zoom en WhatsApp voldoet LanTel Meetings aan de Privacy Wetgeving (AVG) en ISO-normen. Je kan zelf controle houden op wie jouw online vergaderruimte wil betreden en kan je deze deelnemers wel of geen toegang verlenen.
Met deze videoapplicatie kan je veilig 1-op-1 gesprekken voeren met klanten. Vergaderingen zijn nu nog mogelijk met 25 personen, maar zal binnenkort aangepast worden tot en met 100.
Uiteraard wensen we je veel succes met effectief video vergaderen. Mocht je vragen hebben, dan kun je ons altijd bellen of mailen. Of vul het formulier onder aan het blog in, dan nemen wij binnen één werkdag contact met je op.
Update: de opkomst van Microsoft Teams
Microsoft Teams bestond al voordat Corona om de hoek kwam kijken. Het werd alleen nog maar toegepast bij de echte grote bedrijven. Corona heeft Microsoft geen windeieren gelegd want ook het MKB is massaal gebruik gaan maken van Microdoft Teams. Een programma waar je goed mee samen kan werken en uitstekend mee kan vergaderen op afstand. Daar houdt het niet op, want Teams kan je aan vele applicaties koppelen én aan je telefonieomgeving.
Bellen met je Microsoft Teams account
Het is mogelijk om met je vaste nummer te bellen via Teams. Dit kan door je telefonie te koppelen met Teams. Teams is gericht op interne communicatie en je telefonie verkeer is vaak met externe partijen en contacten. Met de koppeling maak je van Teams één compleet communicatieplatform. Of je nu veel thuiswerkt of op kantoor werkt dit is iets om verder te onderzoeken.
Er zijn twee mogelijkheden om je telefonie aan je Teams te koppelen. De eerste is direct via Microsoft. Het is simpel en snel alleen zal je vrij direct tegen de beperkingen van de MS Teams telefooncentrale aanlopen. De tweede mogelijk om te kunnen bellen via Microsoft Teams is een directe koppeling maken met je eigen hosted telefonieoplossing. Hierdoor behoud je al je functionaliteiten die je gewend bent.
