Bij Zonboog GC Berkel en Rodenrijs is Martine van der Velden werkzaam als coördinerend assistente. Als aanspreekpunt binnen het team kan zij meer vertellen over de telefonieoplossing in de cloud waar zij als team gebruik van maken. Binnen de praktijk zijn zes huisartsen, één huisarts in opleiding, zeven assistenten en vier praktijkondersteuners werkzaam.
Martine vertelt dat zij naar cloud telefonie zijn overgestapt omdat ze bij hun vorige telefonieoplossing last hadden van veel storingen. Andere locaties van Stichting Zonboog waren al tevreden klanten bij LanTel, dus hebben zij gevraagd of wij dit voor hen konden oplossen.
Geschreven door:
Willem Graste
Te weinig bandbreedte
De locatie Berkel en Rodenrijs had te weinig bandbreedte om alle dagelijkse inkomende en uitgaande gesprekken te kunnen voeren. “We waren dan in gesprek voor bellende patiënten, de spraakkwaliteit was minder en konden we niet eens een uitgaand gesprek starten” vertelt Martine. Je kan dan meer bandbreedte aanleggen, alleen dan kwamen we uit bij een hele dure glasvezelverbinding. Verder waren er qua internetverbindingen geen andere mogelijkheden. Een glasvezelverbinding was niet een ideale oplossing en gelukkig niet de enige.
Het probleem is oplost met een telefooncentrale in de cloud. Alle gesprekken komen nu binnen in de virtuele centrale in de cloud. Hier worden alle gesprekken ‘opgevangen’ waardoor de verbinding naar de praktijk geheel vrij is. De gesprekken worden gecontroleerd toegelaten over de beschikbare bandbreedte naar de praktijk. Zo kan de lijn nooit overbelast raken en blijft er altijd ruimte voor zowel een uitgaand gesprek als voor de spoedlijn. “Het werkt, want sinds we bellen via de oplossing van LanTel hebben we nooit meer vergelijkbare storingen gehad” zegt Martine.
Overstappen was zo geregeld
De overstap naar de cloud was zo geregeld. Een medewerker van LanTel is een dag langs geweest om alles te installeren. Voorwerk hadden zij al gedaan door alle telefoontoestellen vooraf te programmeren. Het is dan alleen nog maar een kwestie van aansluiten en uitleggen hoe de oplossing werkt. Ze denken ook mee. Zo hadden wij geen bandje voor onze lunchpauze. Die hebben we dezelfde dag nog ingesproken en wordt elke werkdag op een vaste tijd automatisch ingeschakeld.
Een goede ondersteuning
“Ik ben ook erg te spreken over de service en support die LanTel biedt” antwoordt Martine op de vraag wat ze als prettig ervaart in de samenwerking met LanTel. Het is vaak druk in de praktijk. Als er dan wat is, kan je LanTel gewoon mailen met je vraag of aanpassing. Je hoeft niet te bellen, wat vaak tijdrovend is. In negen van de tien gevallen zijn we dezelfde dag, vaak binnen een enkel uur, nog geholpen.
We hadden kort na de oplevering bijvoorbeeld een probleem. Terwijl wij een gesprek voerden via de telefoon, kwam hier nog een tweede gesprek op binnen. Deze moet natuurlijk alleen naar de beschikbare toestellen gaan, en niet naar de toestellen die in gesprek zijn. Bij melding werd dit direct opgepakt en op afstand binnen enkele minuten opgelost door Lantel.
Spoedlijn bereikbaar tijdens een storing
We hebben nog één keer een storing gehad. Het was een landelijke storing waar niet veel aan te doen was. Door LanTel werd dit goed opgepakt. Via een melding in de mailbox wisten we durect wat er aan de hand was. Tijdens een storing blijft onze spoedlijn beschikbaar omdat die dan via een omweg alsnog bij ons binnenkomt. Handmatig activeren we dan wordt er een spraakbericht ingesteld dat er een storing is en dat we alleen nog bereikbaar zijn voor spoedgevallen.
Altijd de juiste bezetting
Elke werkdag zijn er vier assistenten werkzaam op de praktijk. Dat is vaak voldoende, ook tijdens drukke dagen. Denk aan de eerste dag na nationale feestdagen, dan wordt er altijd meer gebeld. Met een rapportagetool houden we in de gaten hoeveel gesprekken er zijn aangenomen en wat de gemiddelde wachttijd en gespreksduur zijn.
Wanneer we een trend zien dat bijvoorbeeld wachttijden langer worden, dan kunnen wij hier onze bezetting op aanpassen. Het is nu niet aan de orde, maar wie weet in de toekomst. We kunnen hier dan op anticiperen en voorkomen dat patiënten langere wachttijden ervaren.
Telefonie voor jouw gezondheidscentrum
Ben je ook opzoek naar een nieuwe telefonieoplossing voor jouw gezondheidscentrum, of wil je hier advies over inwinnen? Wij vertellen je graag wat we voor jullie kunnen betekenen. Elk onderdeel binnen jouw centrum kunnen we op maat bedienen binnen één totaaloplossing. Bekijk onze VoIP telefonie voor huisartsen pagina of vul onderstaand formulier in zodat we contact met je op kunnen nemen.
