Sinds oktober 2022 is Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Progresso klant bij LanTel. In hun zoektocht naar een nieuwe telecompartner kwamen zij bij ons uit. In deze klantcase vertelt Marc Oosterbaan hoe dit proces is verlopen, hoe de oplevering is gegaan en hoe zij nu naar tevredenheid bellen via Teams. Marc is applicatiebeheerder bij Progresso. Deze organisatie adviseert en ondersteunt de scholen Calandlyceum, Lumion en de Toekomst op het gebied van ICT en telefonie. Daarnaast beheren zij de netwerken en fungeren zij als servicedesk voor deze scholen.
Marc was erg betrokken bij de keuze voor en de ingebruikname van de nieuwe telefonieoplossing. Hij kan als geen ander vertellen hoe het gehele proces is gegaan en wat de voordelen zijn van Teams telefonie voor scholen.
Geschreven door:
Willem Graste
Van Skype for business naar bellen via Teams
Bij Progreso maakten ze gebruik van skype for business. Die dienst van Microsoft zal niet meer worden ondersteund en ophouden te bestaan. Vrijwel automatisch zijn ze bij Progresso overgestapt naar office365 en in het verlengde daarvan ook naar Teams telefonie. Dit is volgens Marc een logische keuze: ”Zoals bekend zijn Microsoft licenties voor het onderwijs goedkoper en zo ook de extra licentie om te kunnen bellen via Teams. Wanneer je al met Teams werkt dan is het integreren van telefonie in de Teams omgeving een hele goede keuze.”
Op zoek naar een nieuwe telecompartner
“Met onze vorige leverancier waren we minder tevreden over de service die ze ons leverde. Dit was voor ons een belangrijk punt in onze zoektocht naar een nieuwe telecompartner. Van alle partijen die we hebben benaderd, stak LanTel er op dit onderdeel al bovenuit voordat er nog maar sprake was van een opdracht”, vertelt Marc. Hij gaat verder: “Zij boden ons een gratis testomgeving aan om alles uit te proberen en te zien hoe alles werkt. Onze bevindingen waren positief, evenals de contactmomenten die we met de mensen van LanTel hadden. Om die reden viel de keuze van op LanTel.”
Een onverwachte valse start
Niet alles in het leven loopt op rolletjes en heel onverwachts, de oplevering van de nieuwe telefonieoplossing dus ook niet. De migratie van de oude telefonieoplossing naar de nieuwe oplossing van LanTel moest eerder dan gepland uitgevoerd worden. Door een fout bij de oude en nieuwe provider werden de nummers eerder geporteerd met onbereikbaarheid van de scholen als gevolg. Marc blikt erop terug: “Nee dat was niet prettig. Als de nummers geporteerd zijn, dan moet je over. Wij hadden zelf een week ingepland om al het personeel vooraf te informeren en instrueren over het bellen via Teams. Nu moesten wij dus hals overkop omschakelen en onze focus leggen op de migratie.”
Geluk bij een ongeluk
Vanuit LanTel betreuren wij uiteraard deze gang van zaken, maar gelukkig kan een goede voorbereiding veel schade voorkomen. “Het was die ochtend even hectisch, maar als we terugblikken op de gehele situatie zijn we erg tevreden met de projectbegeleiding vanuit LanTel” vertelt Marc. De gehele telefonieoplossing stond al helemaal klaar om te implementeren. Alles was uitgewerkt en er was goed gecommuniceerd wat er van Progresso verwacht werd en wat LanTel zou uitvoeren. “Ondanks dat het onverwachts was en we snel om moesten schakelen naar standje actie, zijn we uiteindelijk maar 1,5u onbereikbaar geweest” vertelt Marc. Gezien de situatie is dit vrij kort, maar wel een stuk langer dan normaal. LanTel voert dit normaliter binnen 10 minuten en dan het liefst buiten de werktijden, zodat er zo min mogelijk hinder van wordt ondervonden.
Alle communicatie binnen één applicatie
Bij Progresso maken voornamelijk de medewerkers op kantoor gebruik van VoIP via Teams. Denk hierbij aan de receptie, de administratie, de servicedesk en mensen van het ICT-beheer. Volgens Marc is het algemene voordeel dat je al je communicatie op één plek hebt, binnen één applicatie. Voor het beheer, waar Marc meer over kan vertellen, biedt deze oplossing nog meer voordelen. Zo vertelt hij: “We hebben met deze oplossing veel meer inzicht in het telefonieverkeer, we kunnen beter monitoren of er iets down is én we kunnen zelf dingen aanpassen.” Daarbij moet je denken aan nummers toewijzen, namen die bij een nummer horen veranderen of mensen toevoegen aan een belgroep.
Iedereen bij Progresso belt met behulp van een headset via zijn laptop of desktop. Voor de docenten hebben ze op verschillende plekken vaste toestellen die geschikt zijn voor de Teams telefonieoplossing die ze nu hebben.
Gelijk klaar voor een heel jaar
“Wat ook erg fijn is: we kunnen nu direct voor een heel jaar een compleet schema instellen.” Zegt Marc. Dit houdt in dat je naast de reguliere werktijden, ook alle vakanties kan inregelen met daarbij de behorende gesproken berichten. Dit stellen zij aan het begin van het schooljaar in en daarna hebben ze er geen omkijken meer naar. Alles gaat daarna automatisch. Het inspreken van de berichten kan LanTel voor je doen. Hiervoor hoef je enkel de gewenste tekst uit te schrijven en zij spreken het voor je in.
Een goede samenwerking met LanTel
Ondanks de valse start kunnen we na een jaar wel concluderen dat er gesproken mag worden van een goede samenwerking. Zo vertelt Marc: “We zijn erg te spreken over de service en support vanuit LanTel. Als er storingen zijn, dan worden deze over het algemeen snel en goed verholpen.” Verder haalt hij het makkelijk op en afschalen van gebruikers aan. Met deze bellen via teams oplossing kan je maandelijks gebruikers toevoegen of afschalen. Zo betaal je altijd voor wat je nodig hebt en nooit te veel.
Op zoek naar een telefonieoplossing?
Heb je na het lezen van deze klantcase interesse in een passende telefonieoplossing voor jouw organisatie? Dan ben je bij LanTel aan het juiste adres. Als specialist op het gebied van telefonie voor scholen en onderwijsinstellingen kunnen wij je goed adviseren. Of het nu om een teams telefonie, een gewone telefonie of een operator connect oplossing gaat. Wij hebben verschillende platformen waar wij mee werken, zodat wij altijd de best passende oplossing kunnen bieden. Vul onderstaand formulier in, dan nemen wij contact met je op.
Neem contact met mij op
Afhankelijk van jouw organisatie en wensen adviseren wij welke cloudvorm de beste optie is. Ben je benieuwd? Vul onderstaand formulier in, dan nemen wij binnen één werkdag contact met je op.
